System renewal là việc làm mới các hệ thống đã xuống cấp hoặc lạc hậu. Xét về mặt khái niệm, nhiều người có thể dễ hình dung hơn khi hiểu đây là hoạt động “tái cấu trúc” hoặc “nâng cấp phiên bản” hệ thống. Những hệ thống cũ và xuống cấp này được gọi là legacy system, và system renewal chủ yếu được thực hiện khi doanh nghiệp tiến hành làm mới các legacy system đó.

Ngoài ra, có hai định hướng chính cho việc nâng cấp hệ thống là rebuild (tái cấu trúc) và migration (di chuyển).

Vì sao việc hiện đại hóa hệ thống legacy thông qua nâng cấp hệ thống lại cần thiết đối với doanh nghiệp? Một trong những lý do chính là “rủi ro gia tăng do hệ thống legacy tiếp tục tồn tại”, và nếu phân tích sâu hơn, có thể chia thành 4 lý do dưới đây.

• Sự xuống cấp của hệ thống lõi
• Thoát khỏi mô hình quản lý phụ thuộc quá nhiều vào cá nhân.
• Rào cản đối với cải cách cách thức làm việc
• Đáp ứng yêu cầu tuân thủ

Hệ thống hiện tại càng cũ thì không chỉ càng khác biệt về hiệu năng so với các hệ thống mới nhất, mà còn càng khó đáp ứng các thay đổi của pháp luật cũng như mở rộng chức năng theo xu hướng của ngành.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp không còn theo kịp các thay đổi của pháp luật do hệ thống đã xuống cấp, điều đó có thể dẫn đến những vấn đề như tăng trưởng của chính doanh nghiệp chậm lại và năng lực cạnh tranh trên thị trường suy giảm.

Vì vậy, để chủ động ngăn ngừa những vấn đề và rủi ro như vậy từ trước, nhiều doanh nghiệp xem việc nâng cấp hệ thống là điều cần thiết.

Sự xuống cấp của hệ thống lõi

Các hệ thống lõi đã lỗi thời có nhiều điểm kém hiệu quả khi so sánh với hiệu năng của các hệ thống lõi mới nhất. Đặc biệt, trong việc "liên kết giữa các hệ thống", có sự chênh lệch rất lớn về năng lực giữa hệ thống hiện đại và hệ thống legacy.

Ví dụ, với hệ thống legacy, doanh nghiệp thường phải tùy chỉnh thì mới có thể tích hợp với các hệ thống khác. Trong khi đó, các hệ thống hiện đại được xây dựng với tiền đề là có thể kết nối với hệ thống khác, nên trong nhiều trường hợp có thể tích hợp mà không cần tùy chỉnh đặc biệt. Một số hệ thống thậm chí còn được cung cấp với lợi thế nổi bật là khả năng liên kết với những hệ thống cụ thể khác.

Nếu các hệ thống có thể liên kết với nhau, doanh nghiệp có thể tránh được các rủi ro như nhập trùng cùng một nội dung trên nhiều hệ thống và cắt giảm các công việc không cần thiết. Nhờ đó, hiệu quả của công tác nhập liệu được cải thiện, đồng thời có thể tận dụng thời gian tiết kiệm được cho các công việc khác để nâng cao năng suất.

Thoát khỏi mô hình quản lý phụ thuộc quá nhiều vào cá nhân.

Ở nhiều doanh nghiệp đang vận hành legacy system, hệ thống thường được xây dựng riêng theo từng bộ phận kinh doanh. Trong những trường hợp như vậy, do hệ thống đã được tùy chỉnh nhiều lần để phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ, nên không hiếm khi việc quản lý và vận hành chỉ còn có thể do những người thực sự am hiểu hệ thống đó đảm nhiệm.

Nếu xảy ra tình trạng "phụ thuộc vào cá nhân" khiến chỉ một số người nhất định mới có thể quản lý và vận hành hệ thống, doanh nghiệp sẽ đối mặt với các vấn đề như không có người tiếp nhận công việc khi người đó nghỉ bệnh hoặc nghỉ việc. Nếu việc bàn giao công việc không diễn ra suôn sẻ, các hoạt động cốt lõi, bao gồm cả những nghiệp vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản trị, có thể bị đình trệ, từ đó dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp.

Để khắc phục tình trạng hệ thống hiện tại phụ thuộc vào cá nhân, điều quan trọng là phải thực hiện nâng cấp hệ thống nhằm tăng tính linh hoạt và khả năng ứng dụng rộng rãi. Ví dụ, nếu việc nâng cấp hệ thống giúp hệ thống có thể tích hợp với các công cụ tự động hóa tác vụ nhập liệu, thì ngay cả nhân viên mới vào công ty cũng có thể thực hiện công việc nhập liệu chỉ sau một thời gian đào tạo ngắn.

Rào cản đối với cải cách cách thức làm việc

Khi hệ thống legacy khiến công tác quản trị hệ thống phụ thuộc vào một số cá nhân cụ thể, các vấn đề như hệ thống ngày càng phức tạp và bị “hộp đen hóa” do liên tục tùy chỉnh sẽ bắt đầu bộc lộ rõ. “Hộp đen hóa” là tình trạng chỉ một số ít người nắm được quy trình nghiệp vụ, còn những người khác thì không thể hiểu hoặc nắm bắt được nội dung công việc.

Khi tình trạng “black box hóa” xảy ra, công việc sẽ dồn vào những người hiểu rõ quy trình nghiệp vụ, dẫn đến khối lượng công việc quá tải và phát sinh làm thêm giờ. Trong bối cảnh cải cách phương thức làm việc và cân bằng giữa công việc với cuộc sống ngày càng được coi trọng, việc công việc tập trung vào một số cá nhân nhất định sẽ trở thành rào cản đối với nỗ lực cải thiện môi trường làm việc.

Vì vậy, doanh nghiệp cần tận dụng việc nâng cấp hệ thống để triển khai các công cụ tự động hóa và tăng tính dùng chung, qua đó xóa bỏ tình trạng phụ thuộc vào cá nhân và xây dựng một cơ chế vận hành không để công việc tập trung quá mức vào một số nhân sự nhất định.

Ngoài ra, trong thời gian gần đây, nhiều doanh nghiệp đã đẩy mạnh việc triển khai telework, và việc nâng cấp hệ thống cũng có thể linh hoạt đáp ứng quá trình chuyển đổi sang mô hình này.

Ví dụ, khi thực hiện nâng cấp hệ thống như chuyển đổi từ mô hình on-premises sang mô hình cloud, người dùng có thể sử dụng hệ thống qua Internet, nhờ đó vẫn có thể thao tác ngay cả khi làm việc tại nhà. Hỗ trợ telework chỉ là một ví dụ, nhưng theo cách này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tháo gỡ các rào cản đối với cải cách phương thức làm việc.

Đáp ứng yêu cầu tuân thủ

Đến đây, chúng ta đã đề cập đến những vấn đề phát sinh khi hệ thống legacy tiếp tục tồn tại và sự cần thiết của việc nâng cấp hệ thống. Tuy nhiên, về mặt cốt lõi, việc hiểu vì sao hệ thống legacy vẫn bị duy trì cũng rất quan trọng. Nếu nắm được những nguyên nhân đó, doanh nghiệp sẽ có thể ngăn chặn tình trạng hệ thống lại trở thành legacy một lần nữa sau vài chục năm kể từ khi thực hiện nâng cấp.

【Lý do hệ thống legacy vẫn tiếp tục tồn tại】

• Vấn đề về chi phí và nguồn lực
• Vấn đề thiếu hụt nhân sự IT
• Vấn đề phụ thuộc vào system vendor

Một trong những lý do lớn khiến các hệ thống này tiếp tục tồn tại là doanh nghiệp không đủ khả năng chi trả chi phí để chuyển đổi từ hệ thống legacy sang hệ thống hiện đại. Bên cạnh đó, việc không thể 확보 đội ngũ nhân sự IT có khả năng vận hành hệ thống mới sau khi chuyển đổi cũng là một yếu tố lớn khiến doanh nghiệp tiếp tục duy trì hệ thống legacy.

Vấn đề về chi phí và nguồn lực

Để hiện đại hóa legacy system, doanh nghiệp cần thực hiện chuyển đổi và phát triển lại hệ thống, kéo theo chi phí rất lớn. Dù đó là các khoản chi mang tính một lần như chi phí triển khai hay chi phí phát triển, việc gia tăng chi phí vẫn có thể tạo áp lực đáng kể lên hoạt động vận hành doanh nghiệp, và đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp chưa thể mạnh dạn tiến hành thay đổi hệ thống.

Ngoài ra, nguồn lực nhân sự cũng là một trong những yếu tố khiến doanh nghiệp chưa thể quyết định nâng cấp hệ thống. Nếu việc nâng cấp hệ thống đòi hỏi phát triển thêm, những nhân sự đóng vai trò chủ chốt sẽ cần có một mức độ hiểu biết nhất định về IT.

Nếu giao việc phát triển cho nhân sự chưa có đủ chuyên môn, doanh nghiệp có thể sẽ tạo ra một hệ thống không đáp ứng đúng nhu cầu thực tế của mình. Vì vậy, việc tuyển mới nhân sự có kiến thức và năng lực phù hợp là điều cần thiết, tuy nhiên trong bối cảnh tình trạng thiếu hụt nhân lực IT được dự báo sẽ tiếp tục gia tăng, tuyển dụng nhân sự không phải là việc dễ dàng.

Nếu không bảo đảm được nguồn lực nhân sự, doanh nghiệp sẽ khó có thể triển khai việc thay đổi hệ thống, và đó cũng là một trong những nguyên nhân khiến legacy system tiếp tục tồn tại. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn thuê ngoài để giải quyết tình trạng thiếu nhân lực, nhưng do phát sinh chi phí thuê dịch vụ, về bản chất vẫn phải đối mặt với bài toán chi phí cần được giải quyết.

Vấn đề thiếu hụt nhân sự IT

Nhân sự IT không chỉ cần thiết trong giai đoạn phát triển để đổi mới hệ thống legacy mà còn cần thiết trong suốt quá trình vận hành hệ thống mới. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đã có sẵn nhân sự nội bộ có thể đáp ứng thì không có vấn đề gì, nhưng nếu chưa có thì sẽ cần tuyển dụng mới.

Tuy nhiên, trong bối cảnh nguồn nhân lực IT đang thiếu hụt như hiện nay, rào cản này ngày càng gia tăng qua từng năm. Việc tuyển dụng mới nhân sự IT cũng gặp nhiều khó khăn, và đây là một trong những nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thể thoát khỏi các hệ thống legacy.

Để nâng cao khả năng tuyển dụng được nhân sự IT mới, doanh nghiệp cần đưa ra mức lương hấp dẫn hơn cũng như chế độ đãi ngộ tốt hơn, chẳng hạn như nghỉ phép và phúc lợi. Vì vậy, việc khó tránh khỏi chi phí tuyển dụng nhân sự IT gia tăng cũng là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp đang phải đối mặt.

Vấn đề phụ thuộc vào system vendor

Khi triển khai nâng cấp hệ thống, trước hết cần rà soát những gì hệ thống hiện tại làm được và chưa làm được, từ đó xác định rõ các yêu cầu đối với hệ thống mới. Sau khi làm rõ yêu cầu, doanh nghiệp sẽ xây dựng kế hoạch nâng cấp, tiến hành phát triển và kiểm thử, rồi đưa vào triển khai thực tế.

Điều quan trọng là phải kiên định đến cùng với mục tiêu "vì mục đích gì chúng ta thực hiện nâng cấp hệ thống". Hãy luôn ghi nhớ mục đích đổi mới và triển khai việc nâng cấp hệ thống một cách nhất quán.

System renewal là việc làm mới hệ thống thông tin hiện có. Nếu tiếp tục sử dụng legacy system, tức các hệ thống đã lỗi thời, doanh nghiệp rất dễ gặp phải những vấn đề như công việc phụ thuộc vào cá nhân hoặc không thể linh hoạt đáp ứng các thay đổi pháp lý. Vì vậy, system renewal là một trong những sáng kiến quan trọng đối với các doanh nghiệp đang vận hành hệ thống thông tin.

Tuy nhiên, để thực hiện nâng cấp hệ thống, doanh nghiệp phải đối mặt với các vấn đề như chi phí và tình trạng thiếu hụt nhân sự IT. Nếu sau khi cân nhắc những vấn đề này mà doanh nghiệp vẫn không thể quyết định triển khai nâng cấp hệ thống, thì cũng có thể sẽ thua trong cạnh tranh với các công ty khác. Vì vậy, sau khi nắm rõ tầm quan trọng của việc nâng cấp hệ thống, doanh nghiệp cần đưa ra quyết định phù hợp về việc có nên tiến hành hay không.