Trong quá trình thực hiện hằng ngày các nghiệp vụ cơ bản trong kho như nhập kho, xuất kho và kiểm kê, khách hàng gặp nhiều vấn đề như chênh lệch giữa số liệu tồn kho và hàng tồn thực tế, khó nắm bắt vị trí lưu trữ của hàng hóa, cũng như khó truy xuất lịch sử thao tác. Với phương thức vận hành phụ thuộc vào biểu mẫu và bảng tính, công việc dễ dựa nhiều vào kinh nghiệm của nhân sự tại hiện trường, khiến mỗi lần kiểm tra hoặc bàn giao đều mất nhiều thời gian.

Bên cạnh đó, nếu tình trạng hàng hóa, lô hàng, vị trí lưu kho và lịch sử nhập xuất kho được quản lý phân tán, không chỉ khối lượng kiểm tra khi kiểm kê tăng lên mà còn dễ dẫn đến giao nhầm hàng hoặc bỏ sót tình trạng hết hàng. Khi khối lượng công việc ngày càng lớn, chỉ dựa vào vận hành tại hiện trường sẽ khó có thể xử lý hết.

Do đó, khách hàng cần một hệ thống không chỉ ghi nhận số lượng tồn kho, mà còn có thể chuẩn hóa toàn bộ luồng di chuyển trong kho thành một quy trình nghiệp vụ thống nhất và quản lý theo cách dễ sử dụng tại hiện trường.

Mục tiêu của dự án này là hệ thống hóa các nghiệp vụ kho, bao gồm nhập kho, xuất kho, kiểm kê và quản lý vị trí lưu trữ, qua đó chuẩn hóa thông tin tồn kho theo hướng chính xác hơn và dễ nắm bắt hơn.

Đồng thời, bằng cách tận dụng barcode/QR, dự án hướng đến việc liên kết nhật ký thao tác với dữ liệu tồn kho, qua đó chuẩn hóa vận hành tại hiện trường và nâng cao tốc độ xử lý.

SMILE phụ trách thiết kế và phát triển các hạng mục cần thiết cho quản lý kho, bao gồm thiết kế dữ liệu, chức năng quản lý nhập kho, xuất kho và tồn kho, quản lý vị trí lưu trữ, hỗ trợ mã vạch/QR, quản lý lịch sử, cảnh báo tồn kho và chức năng báo cáo.

Bên cạnh đó, hệ thống được thiết kế kết hợp màn hình quản trị Web với việc sử dụng thiết bị di động, nhằm hỗ trợ cả thao tác tại hiện trường lẫn công tác kiểm tra của bộ phận quản lý. Điểm nổi bật của dự án là vừa đảm bảo dễ sử dụng cho nhân sự tại kho, vừa giúp phía quản lý dễ dàng theo dõi và truy xuất thông tin.

Điểm quan trọng trong dự án lần này không chỉ là ghi nhận số lượng tồn kho, mà còn cho phép theo dõi hàng hóa đang ở đâu và đã di chuyển như thế nào trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ. Trong vận hành kho, dù dữ liệu được cập nhật mỗi khi nhập hoặc xuất hàng, khối lượng kiểm tra tại hiện trường vẫn không giảm nếu vị trí lưu trữ và lịch sử di chuyển không được tổ chức rõ ràng.

Vì vậy, SMILE đã thiết kế một cơ chế cho phép sắp xếp các thông tin cần thiết trong từng công đoạn như nhập kho, lưu trữ, xuất kho và kiểm kê, đồng thời quản lý tồn kho gắn với từng vị trí lưu trữ. Việc tích hợp đọc barcode/QR giúp giảm sai sót do nhập liệu thủ công, đồng thời tạo điều kiện nâng cao tốc độ và độ chính xác của thao tác.

Bằng cách kết hợp quản lý lịch sử với chức năng cảnh báo, hệ thống hướng tới việc giúp dễ dàng kiểm tra các biến động trước đây và nắm bắt tình trạng tồn kho, đồng thời có thể được sử dụng không chỉ trong vận hành hằng ngày mà cả trong các quyết định quản lý.

Điểm khó của dự án là không quản lý riêng lẻ tồn kho, vị trí lưu trữ và lịch sử thao tác, mà phải xử lý chúng một cách nhất quán theo đúng luồng công việc tại hiện trường. Chẳng hạn, ngay cả với cùng một sản phẩm, nếu khác lô hàng hoặc vị trí lưu trữ, việc chỉ ghi nhận tăng giảm tồn kho đơn thuần sẽ không đủ để đáp ứng vận hành thực tế.

Ngoài ra, do tốc độ xử lý tại chỗ là yếu tố rất quan trọng trong vận hành kho, hệ thống cần được thiết kế để tận dụng thao tác bằng mã vạch/QR nhưng không làm tăng quá mức khối lượng nhập liệu hay các bước xác nhận. Việc cân bằng giữa tính dễ sử dụng trên thiết bị di động và tính nhất quán của dữ liệu, có xét đến môi trường kết nối và cách vận hành thiết bị, cũng là một vấn đề trọng tâm.

Trong SMILE, chúng tôi thiết kế cấu trúc dữ liệu giúp dễ dàng theo dõi tồn kho theo từng vị trí lưu trữ, đồng thời kết hợp quản lý lịch sử, vận hành quét mã và thiết kế đồng bộ. Mục tiêu là xây dựng một cấu hình dễ sử dụng tại hiện trường và cũng thuận tiện cho bộ phận quản lý trong việc truy xuất.

Thông qua dự án này, các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, kiểm kê và xác nhận vị trí lưu trữ đã được quản lý trên một hệ thống thống nhất, giúp dễ dàng chuẩn hóa quy trình vận hành kho. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế chênh lệch giữa thông tin tồn kho và tình trạng lưu trữ thực tế, đồng thời hỗ trợ nhân viên tại hiện trường kiểm tra hàng hóa và đưa ra quyết định xử lý thuận tiện hơn.

Ngoài ra, bằng cách tận dụng lịch sử và cảnh báo, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm tình trạng thiếu hàng hoặc bỏ sót kiểm tra, từ đó kỳ vọng giảm sai sót trong thao tác và nâng cao tốc độ xử lý. Dù thông tin công khai không nêu số lượng SKU thực tế hay tỷ lệ cải thiện độ chính xác, giải pháp này vẫn có ý nghĩa lớn trong việc trực quan hóa hoạt động kho và xây dựng nền tảng vận hành.

Đối với hệ thống quản lý kho, điều quan trọng không chỉ là triển khai giao diện, mà còn phải hiểu và thiết kế dựa trên quy trình vận hành tại hiện trường, đơn vị quản lý hàng hóa, cách vận hành vị trí lưu trữ và phương thức kiểm tra lịch sử. Tại SMILE, đội ngũ Nhật Bản và Việt Nam phối hợp để từng bước thực hiện việc chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, thiết kế chức năng, phát triển và kiểm thử.

Thông qua BrSE, chúng tôi duy trì việc làm rõ yêu cầu, chia sẻ hình dung màn hình, rà soát tiến độ và xác nhận các góc độ kiểm thử. Nhờ đó, ngay cả với những chủ đề gắn sát nghiệp vụ hiện trường, dự án vẫn có thể giảm sai lệch nhận thức và triển khai phát triển thuận lợi hơn.

Giá trị của hệ thống quản lý kho không chỉ nằm ở việc ghi nhận số lượng tồn kho, mà còn ở khả năng quản lý thống nhất luồng di chuyển hàng hóa, vị trí lưu trữ và lịch sử, qua đó chuẩn hóa hoạt động tại hiện trường. Trong trường hợp này, SMILE đã hệ thống hóa các nghiệp vụ từ nhập xuất kho, tồn kho, vị trí lưu trữ, mã vạch/QR, lịch sử đến cảnh báo, đồng thời xây dựng nền tảng quản lý cho kho mẫu.

Đối với các doanh nghiệp đang gặp vấn đề về phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân trong vận hành kho, chênh lệch tồn kho hoặc khối lượng kiểm tra lớn, việc xây dựng cơ chế như vậy là một lựa chọn hiệu quả để cải thiện hoạt động thực tế.