Trong nghiệp vụ hiện trường, dù muốn ghi lại chính xác kết quả khảo sát ngay tại chỗ, việc quản lý ghi chép giấy, nhập liệu Excel và lưu trữ hình ảnh riêng rẽ vẫn diễn ra khá phổ biến. Vì vậy, sau khi hoàn tất công việc tại hiện trường, nhân viên thường phải sắp xếp lại nội dung tại văn phòng, dễ dẫn đến tình trạng nhập liệu trùng lặp.

Bên cạnh đó, nếu mối liên kết giữa ảnh, các mục checklist và thông tin vị trí không đủ chặt chẽ, khối lượng xác minh khi lập báo cáo về sau sẽ tăng lên. Khi thông tin bị phân tán, việc tra cứu lịch sử và chia sẻ trong nhóm cũng trở nên khó khăn hơn, đồng thời cản trở quá trình chuẩn hóa nghiệp vụ.

Mục tiêu của dự án là chuẩn hóa quy trình ghi nhận khảo sát và kiểm tra hiện trường để có thể hoàn tất trên thiết bị di động, qua đó giúp luồng công việc từ hiện trường đến báo cáo diễn ra liền mạch hơn.

Đồng thời, chúng tôi thiết kế để ảnh, checklist và thông tin vị trí được xử lý như một bộ dữ liệu thống nhất, qua đó giảm nhập liệu lại, nâng cao hiệu quả lập báo cáo và giúp việc khai thác lịch sử trở nên dễ dàng hơn.

SMILE phụ trách toàn bộ các hạng mục gồm thiết kế UI/UX tối ưu cho sử dụng tại hiện trường, phát triển ứng dụng native cho iOS/iPadOS, xây dựng API backend, thiết kế cơ sở dữ liệu cục bộ, đồng bộ offline/online, tích hợp ảnh và GPS, xuất báo cáo và kiểm thử tại hiện trường.

Điểm nổi bật không chỉ nằm ở việc xây dựng màn hình ứng dụng, mà còn ở cách thiết kế đồng bộ từ ứng dụng di động, máy chủ đến màn hình quản trị, để thông tin được nhập tại hiện trường có thể được văn phòng sử dụng trực tiếp.

Điểm được chú trọng trong dự án này là giúp nhân viên hiện trường lưu lại thông tin cần thiết với số thao tác ít nhất có thể. Bằng cách tích hợp việc nhập hạng mục kiểm tra, đính kèm hình ảnh và ghi nhận thông tin vị trí vào một luồng thao tác thống nhất, hệ thống giúp giảm công sức đối chiếu thông tin sau đó.

Ngoài ra, thiết kế ưu tiên vận hành ngoại tuyến đã được áp dụng để hệ thống vẫn có thể sử dụng ở những nơi kết nối không ổn định. Tại hiện trường, dữ liệu trước tiên được ghi vào thiết bị, sau đó đồng bộ lên máy chủ khi có kết nối, qua đó cân bằng giữa tính dễ sử dụng và sự ổn định trong vận hành.

Hơn nữa, chúng tôi thiết kế để dữ liệu đã ghi nhận có thể được sử dụng trực tiếp cho việc lập báo cáo, hướng tới một nền tảng khai thác dữ liệu hiện trường thay vì chỉ là một ứng dụng nhập liệu đơn thuần.

Thách thức lớn là bảo đảm người dùng vẫn có thể tiếp tục nhập dữ liệu ngay cả tại các hiện trường có kết nối không ổn định. Nếu thiết kế dựa trên giả định luôn trực tuyến, dữ liệu đang nhập dễ bị mất hoặc công việc dễ bị gián đoạn; vì vậy, cần một kiến trúc offline-first lấy lưu trữ cục bộ làm trọng tâm.

Ngoài ra, ảnh, checklist và thông tin vị trí cần được quản lý như cùng một bản ghi công việc. Nếu cấu trúc dữ liệu không được tổ chức rõ ràng, việc đối chiếu sau đồng bộ và xuất báo cáo rất dễ phát sinh sai lệch. Với SMILE, chúng tôi xác định rõ đơn vị lưu trữ dữ liệu trên thiết bị và chuẩn hóa cách xử lý khi đồng bộ với máy chủ, qua đó cân bằng giữa tính dễ sử dụng tại hiện trường và khả năng theo dõi của bộ phận quản lý.

Ngoài ra, do dữ liệu hình ảnh thường có dung lượng lớn, hệ thống được thiết kế với các cơ chế như xử lý annotation, nén hình ảnh và đồng bộ nền (background sync), nhằm đảm bảo khả năng sử dụng ổn định trong môi trường thực tế.

Với cơ chế này, nhân viên hiện trường có thể dễ dàng tận dụng ngay những thông tin đã nhập một lần tại chỗ cho báo cáo và quản lý lịch sử công việc. Do hình ảnh, vị trí và kết quả kiểm tra được quản lý thống nhất, khối lượng xác nhận khi lập báo cáo cũng được giảm đáng kể.

Ngoài ra, một điểm quan trọng khác là giải pháp giúp giảm tình trạng mỗi hiện trường sử dụng một định dạng ghi nhận khác nhau, từ đó dễ dàng chuẩn hóa dữ liệu khảo sát và kiểm tra. Dù chưa công bố hiệu quả bằng con số cụ thể, giải pháp vẫn mang lại giá trị thực tiễn thông qua việc giảm nhập liệu lại, đồng nhất chất lượng ghi chép và tăng tốc độ báo cáo.

Trong các dự án mobile cho nghiệp vụ hiện trường, việc phát triển giao diện thôi là chưa đủ; thiết kế cần dựa trên sự hiểu biết về quy trình làm việc thực tế và môi trường sử dụng. Tại SMILE, đội ngũ Nhật Bản và Việt Nam phối hợp chặt chẽ, thông qua BrSE để làm rõ luồng nghiệp vụ, hạng mục nhập liệu, định dạng báo cáo và thời điểm đồng bộ trong suốt quá trình phát triển.

Bên cạnh đó, thông qua nhiều vòng kiểm chứng, bao gồm cả thử nghiệm tại hiện trường, doanh nghiệp đã xây dựng được cơ chế giúp dễ dàng xử lý các vấn đề về khả năng thao tác và vận hành vốn khó nhận thấy nếu chỉ dựa trên thông số thiết kế trên giấy.

Trong quá trình số hóa khảo sát hiện trường và kiểm tra bảo trì, chỉ chuyển thao tác nhập liệu thành ứng dụng là chưa đủ. Chỉ khi hình ảnh, thông tin vị trí, hạng mục kiểm tra và báo cáo được tổ chức thành một luồng nghiệp vụ thống nhất, hệ thống mới thực sự dễ sử dụng cho cả hiện trường và văn phòng.

Trường hợp này là một sáng kiến được hệ thống hóa thành mô hình dịch vụ hiện trường trên thiết bị di động dễ tái sử dụng, dựa trên những hiểu biết thu được từ thực tế vận hành. Đây có thể xem là một cách tiếp cận có tính ứng dụng cao đối với các doanh nghiệp đang cân nhắc chuẩn hóa ghi chép tại hiện trường hoặc cải tiến quy trình báo cáo.