Trong các cuộc họp nội bộ, không chỉ bản thân quá trình thảo luận mà cả việc tổng hợp thông tin sau cuộc họp cũng tạo ra khối lượng công việc đáng kể. Người tham gia phải xem lại nội dung cuộc họp để tóm tắt các ý chính, xác định người phụ trách từng đầu việc, đồng thời gửi email chia sẻ hoặc tạo tác vụ cho các bên liên quan khi cần thiết.

Chuỗi công việc này không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ phát sinh bỏ sót hoặc khác biệt trong nhận thức khi quy mô cuộc họp và số lượng chủ đề thảo luận tăng lên. Đặc biệt, nếu người phụ trách hoặc thời hạn thực hiện không được ghi nhận rõ ràng, việc theo dõi tiến độ sau đó cũng sẽ bị ảnh hưởng. Vì vậy, doanh nghiệp cần một cơ chế vừa giảm bớt khối lượng công việc hành chính sau cuộc họp, vừa giúp các đầu việc được xác định rõ ràng và dễ theo dõi hơn.

Mục tiêu của PoC này là giảm bớt khối lượng công việc liên quan đến việc tóm tắt nội dung và sắp xếp các đầu việc sau cuộc họp, đồng thời giúp chuyển hóa nội dung thảo luận thành các hành động tiếp theo một cách nhanh chóng và rõ ràng hơn.

Mục tiêu không chỉ là rút gọn nội dung cuộc họp, mà còn là sắp xếp các điểm quan trọng, trích xuất các đầu việc kèm người phụ trách và thời hạn thực hiện, đồng thời trình bày dưới dạng dễ chia sẻ. Bên cạnh đó, PoC cũng hướng đến việc đánh giá mức độ hỗ trợ thực tế của AI trong quy trình làm việc, với giả định rằng kết quả do AI tạo ra sẽ được con người rà soát trước khi sử dụng.

SMILE phụ trách thiết kế và phát triển PoC của AI Assistant hỗ trợ các công việc sau cuộc họp. Phạm vi triển khai chính bao gồm các nội dung sau:

• Thiết kế prompt và bộ quy tắc phù hợp cho việc phân tích, tổng hợp nội dung cuộc họp
• Xây dựng quy trình chuyển đổi giọng nói thành văn bản thông qua tích hợp với Speech-to-Text
• Triển khai chức năng tạo bản tóm tắt bằng mô hình ngôn ngữ lớn (LLM)
• Thiết kế logic trích xuất các đầu việc, người phụ trách và thời hạn thực hiện
• Thiết kế định dạng đầu ra phục vụ việc tạo bản nháp email và tích hợp với hệ thống quản lý tác vụ
• Xây dựng quy trình rà soát giúp người dùng dễ dàng thực hiện bước kiểm tra cuối cùng trước khi sử dụng kết quả do AI tạo ra

Một định hướng quan trọng của PoC này là AI không được thiết kế để đưa ra kết quả như thông tin cuối cùng, mà đóng vai trò là công cụ hỗ trợ với giả định rằng người tham gia cuộc họp sẽ thực hiện bước rà soát và xác nhận trước khi sử dụng.

Trong PoC này, mục tiêu không chỉ dừng ở việc tự động tóm tắt nội dung cuộc họp mà còn hướng đến việc tạo ra kết quả có thể sử dụng ngay trong công việc thực tế. Sau mỗi cuộc họp, điều doanh nghiệp thực sự cần không phải là một bản tóm tắt dài, mà là thông tin rõ ràng về những quyết định đã được đưa ra, ai chịu trách nhiệm cho từng đầu việc và thời hạn hoàn thành.

Vì vậy, thiết kế đầu ra được xây dựng theo quy trình gồm: tổng hợp các điểm chính, trích xuất các đầu việc, xác định rõ người phụ trách và thời hạn, sau đó tạo bản nháp nội dung để chia sẻ. Nhờ đó, người dùng không còn phải viết biên bản từ đầu mà chỉ cần rà soát và chỉnh sửa bản nháp do AI tạo ra, giúp giảm đáng kể khối lượng công việc sau cuộc họp.

Bên cạnh đó, do nội dung cuộc họp thường chứa các cách diễn đạt mơ hồ hoặc phụ thuộc vào ngữ cảnh, việc thiết kế để AI không tự đưa ra kết luận quá mức cũng là một yếu tố quan trọng. Vì vậy, giải pháp được xây dựng với giả định rằng PM hoặc người tham gia sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng. AI chỉ đóng vai trò hỗ trợ, kết hợp với giao diện và định dạng đầu ra dễ rà soát, nhằm đạt được sự cân bằng giữa hiệu quả tự động hóa và tính phù hợp trong thực tế.

Thách thức lớn nhất của dự án là trích xuất một cách ổn định các đầu việc có ý nghĩa trong thực tế từ nội dung cuộc họp. Trong hội thoại thường xuất hiện nhiều cách diễn đạt rút gọn hoặc mơ hồ, và chỉ dựa vào thứ tự phát biểu thì không phải lúc nào cũng có thể xác định rõ người phụ trách hoặc thời hạn thực hiện.

Để giải quyết thách thức này, SMILE đã phân tách rõ vai trò giữa chức năng tóm tắt và chức năng trích xuất đầu việc, đồng thời tinh chỉnh prompt và các quy tắc đầu ra để thông tin về nội dung công việc, người phụ trách và thời hạn được trình bày theo cấu trúc rõ ràng, thuận tiện cho việc sử dụng. Ngoài ra, hệ thống còn được thiết kế với khả năng hỗ trợ các bước xử lý tiếp theo như tạo email nháp và tích hợp với hệ thống quản lý tác vụ, đảm bảo đầu ra có mức độ chi tiết phù hợp cho các quy trình nghiệp vụ tiếp theo.

Bên cạnh đó, để tránh việc AI tự động đưa ra quyết định cuối cùng, giải pháp được thiết kế với quy trình vận hành đặt bước rà soát của con người làm trọng tâm. PoC được xây dựng để người tham gia có thể dễ dàng kiểm tra, chỉnh sửa và xác nhận kết quả do AI tạo ra trước khi đưa vào sử dụng, qua đó đảm bảo cả tính chính xác lẫn khả năng ứng dụng trong thực tế.

Thông qua PoC này, hệ thống có thể tự động tạo bản nháp gồm tóm tắt cuộc họp, các đầu việc, người phụ trách và thời hạn ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Nhờ đó, thời gian dành cho các công việc hành chính sau cuộc họp được rút ngắn, đồng thời giúp giảm nguy cơ bỏ sót đầu việc và làm rõ trách nhiệm của từng thành viên trong quá trình triển khai.

Trong PoC này, SMILE áp dụng mô hình phát triển kết hợp giữa Nhật Bản và Việt Nam. Phía Nhật Bản chịu trách nhiệm xác định quy trình vận hành mong muốn và làm rõ các vấn đề trong công việc sau cuộc họp, trong khi đội ngũ phát triển tại Việt Nam triển khai giải pháp dựa trên các yêu cầu đã thống nhất. BrSE đóng vai trò cầu nối, liên tục phối hợp để thống nhất mục tiêu nghiệp vụ, kỳ vọng đối với kết quả đầu ra và các tiêu chí đánh giá AI, giúp hạn chế khác biệt trong cách hiểu và đảm bảo chất lượng của PoC.

Ngoài ra, tài liệu đặc tả và các tiêu chí rà soát được chia sẻ giữa đội ngũ Nhật Bản và Việt Nam. Trong quá trình kiểm thử, nhóm không chỉ đánh giá chất lượng của bản tóm tắt mà còn kiểm tra tính rõ ràng của các đầu việc, cách thể hiện người phụ trách và thời hạn, cũng như mức độ thuận tiện khi rà soát kết quả. Việc duy trì chu kỳ chia sẻ tiến độ và kiểm chứng ngắn đã giúp PoC được đánh giá trong điều kiện gần với quy trình vận hành thực tế.

Việc tổng hợp biên bản và sắp xếp các đầu việc sau cuộc họp là một trong những gánh nặng thường bị bỏ qua trong công việc hằng ngày. Trong PoC này, SMILE đã kiểm chứng cách tiếp cận sử dụng AI để giảm bớt khối lượng công việc đó, đồng thời tổ chức kết quả theo định dạng phù hợp với quy trình thực tế, với giả định rằng người dùng sẽ thực hiện bước rà soát và xác nhận cuối cùng trước khi sử dụng.

Thiết kế quy trình chuyển nội dung cuộc họp thành các hành động tiếp theo là bài toán chung của nhiều tổ chức. Không chỉ dừng ở việc tạo biên bản họp, PoC này còn hướng tới việc tối ưu toàn bộ quy trình sau cuộc họp, từ quản lý đầu việc đến chia sẻ thông tin. Đây là một mô hình tham khảo phù hợp cho các doanh nghiệp muốn ứng dụng AI để nâng cao hiệu quả vận hành sau cuộc họp.