Trong quy trình nghiệp vụ trước đây, thông tin kiểm tra, hình ảnh, danh sách kiểm tra và dữ liệu phục vụ báo cáo thu thập tại hiện trường thường bị phân tán. Sau khi hoàn tất kiểm tra, nhân viên phải mất nhiều công sức để nhập lại hoặc sao chép dữ liệu tại văn phòng. Việc lập báo cáo cũng tốn thời gian; khi cần tra cứu lịch sử, thông tin cần thiết không thể tìm thấy ngay, ảnh hưởng đến tốc độ và độ chính xác của toàn bộ quy trình. Bên cạnh đó, hệ thống hiện có thiếu tính linh hoạt để tiếp tục bổ sung chức năng và cải thiện vận hành trong tương lai.

Mục tiêu của dự án là số hóa và kết nối toàn bộ quy trình từ kiểm tra tại hiện trường đến lập báo cáo, giảm các công việc trùng lặp và xây dựng một nền tảng nghiệp vụ có thể được sử dụng lâu dài. Dự án không chỉ dừng ở việc điện tử hóa thao tác nhập liệu, mà còn sắp xếp lịch sử kiểm tra, hình ảnh, danh sách kiểm tra và việc lập báo cáo thành một luồng nghiệp vụ thống nhất, đồng thời hướng đến kiến trúc dễ bảo trì và dễ mở rộng chức năng trong tương lai.

SMILE đảm nhận xuyên suốt từ làm rõ yêu cầu, phát triển ứng dụng iPad, xây dựng backend API, phát triển màn hình quản trị Web, thiết kế đồng bộ ngoại tuyến, quản lý hình ảnh, xuất báo cáo Excel/PDF, kiểm định, phát hành đến bảo trì. Điểm nổi bật là chúng tôi không chỉ xây dựng các chức năng nhập liệu dùng tại hiện trường, mà còn chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận hành, bao gồm cả công việc kiểm tra và báo cáo của bộ phận quản trị, rồi thiết kế thành một hệ thống được kết nối liền mạch.

Trong quá trình phát triển, chúng tôi chú trọng cân bằng giữa tính dễ thao tác để nhân viên tại hiện trường có thể nhập liệu ngay tại chỗ mà không lúng túng, và cấu trúc dữ liệu thuận tiện cho phía quản lý xử lý. Với ứng dụng iPad, ảnh, các hạng mục kiểm tra và kết quả kiểm tra được tổ chức để có thể ghi nhận như một đơn vị công việc thống nhất, qua đó giảm việc nhập lại hoặc kiểm tra lại ở các công đoạn sau. Ngoài ra, bằng cách kết hợp backend với màn hình quản trị Web, toàn bộ quy trình từ tổng hợp dữ liệu kiểm tra, tra cứu lịch sử đến lập báo cáo có thể được xử lý như một chuỗi nghiệp vụ liền mạch. Điểm nổi bật của dự án này là chúng tôi không xem đây là một công cụ nhập liệu đơn lẻ, mà thiết kế như một nền tảng quản lý kiểm tra dễ vận hành liên tục.

Do việc kiểm tra tại hiện trường có thể diễn ra trong điều kiện kết nối không ổn định, thiết kế đồng bộ với giả định làm việc ngoại tuyến là một vấn đề trọng tâm. Chúng tôi cần xác định cách lưu giữ nhất quán dữ liệu đang nhập, ảnh và checklist, đồng thời hạn chế sai lệch khi gửi lại dữ liệu. Bên cạnh đó, các biểu mẫu phục vụ nghiệp vụ có định dạng phức tạp, nên việc chỉ xuất danh sách đơn giản là chưa đủ; cấu trúc xuất dữ liệu phải phù hợp với quy trình vận hành thực tế tại hiện trường. Vì vậy, chúng tôi tổ chức dữ liệu theo từng lần kiểm tra, làm rõ mối liên kết với hình ảnh và các hạng mục kiểm tra, đồng thời điều chỉnh theo từng giai đoạn thông qua nhiều vòng kiểm thử hồi quy. Ngoài ra, hệ thống cũng được thiết kế với định hướng dễ mở rộng trong tương lai, có tính đến khả năng liên kết với GIS, dữ liệu tọa độ và các tài sản hiện có.

Nhờ hệ thống này, nội dung được ghi nhận tại hiện trường có thể được chuyển trực tiếp sang phía quản lý, qua đó giảm đáng kể khối lượng nhập lại hoặc sao chép dữ liệu giữa hiện trường và văn phòng. Việc quản lý tập trung lịch sử kiểm tra, hình ảnh và danh sách kiểm tra cũng giúp quá trình lập báo cáo và tra cứu dữ liệu quá khứ trở nên thuận tiện hơn. Ngoài ra, dự án được triển khai trong 15 tháng với đội ngũ tối đa 20 người và tổng khối lượng 180MM, liên tục cung cấp ứng dụng iPad, backend và màn hình quản trị Web. Sau đó, hệ thống tiếp tục được bảo trì và mở rộng trong 3 năm, cho thấy hiệu quả của nó như một nền tảng nghiệp vụ.

Tại SMILE, chúng tôi triển khai dự án với đội ngũ có BrSE tham gia, phụ trách làm rõ yêu cầu, xác nhận đặc tả, chia sẻ tiến độ và thống nhất tiêu chí nghiệm thu. Phía Nhật Bản và Việt Nam phân chia vai trò rõ ràng để cùng phát triển hệ thống. Với những dự án cần hiểu cả nghiệp vụ hiện trường lẫn nghiệp vụ báo cáo như trường hợp này, việc thống nhất sớm đặc tả màn hình và hình ảnh đầu ra là rất quan trọng nhằm giảm khác biệt trong nhận thức. SMILE xây dựng cơ chế hỗ trợ ổn định cho các dự án dài hạn bằng cách đảm nhận trọn gói từ triển khai, kiểm thử, phát hành đến bảo trì.

Trường hợp này là một sáng kiến tái cấu trúc nghiệp vụ kiểm tra cầu đường thành một nền tảng quản lý bảo trì thống nhất, thay vì tối ưu riêng lẻ các phần như nhập liệu tại hiện trường, quản lý hình ảnh, quản lý lịch sử và lập báo cáo. Với những lĩnh vực như bảo trì hạ tầng, nơi sự phối hợp giữa hiện trường và bộ phận quản lý đóng vai trò then chốt, yếu tố quyết định kết quả không chỉ là triển khai các công cụ đơn chức năng, mà là thiết kế một nền tảng kết nối toàn bộ quy trình nghiệp vụ. Thông qua dự án này, SMILE đã hỗ trợ xây dựng đồng thời ứng dụng bám sát vận hành thực tế tại hiện trường và nền tảng hệ thống dễ bảo trì lâu dài.