Khách hàng quản lý dữ liệu cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ trên nhiều hệ thống và file Excel, nên mỗi khi cần nắm bắt tình hình quản trị hoặc hoạt động tại hiện trường đều phải thực hiện tổng hợp dữ liệu. Khi mỗi người phụ trách sử dụng một phương pháp tổng hợp khác nhau, dù cùng xem xét một chủ đề, ý nghĩa của số liệu và kỳ dữ liệu cũng không thống nhất, làm phát sinh nhiều thời gian cho việc kiểm tra và điều chỉnh.

Khi báo cáo chủ yếu được thực hiện thủ công, tần suất cập nhật sẽ giảm và việc nắm bắt tình hình mới nhất đúng thời điểm cần thiết trở nên khó khăn hơn. Đặc biệt, với các chỉ số trải rộng trên nhiều bộ phận như doanh thu, kinh doanh, tồn kho và kế toán, việc không thể xem tổng hợp trên một màn hình đã có thể dẫn đến chậm trễ trong ra quyết định.

Do đó, yêu cầu đặt ra không phải chỉ là tăng thêm số lượng biểu đồ, mà là xây dựng một cơ chế sắp xếp dữ liệu phân tán và cho phép theo dõi các chỉ số cần thiết cho công tác quản lý theo cùng một tiêu chuẩn.

Mục tiêu của dự án này là sắp xếp và chuẩn hóa thông tin từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, đồng thời xây dựng môi trường dashboard cho phép theo dõi tập trung các KPI cần thiết.

Đồng thời, mục tiêu là giảm tải việc lập báo cáo thủ công và thống nhất cách nhìn cũng như tiêu chuẩn tổng hợp dữ liệu giữa các bộ phận, qua đó xây dựng một nền tảng thông tin giúp ra quyết định nhanh hơn và dễ dàng hơn.

SMILE phụ trách toàn bộ các hạng mục từ xác minh nguồn dữ liệu mục tiêu, thiết kế KPI, tổ chức data model, xây dựng ETL job, triển khai API, phát triển giao diện dashboard, thiết kế bộ lọc đến triển khai kiểm soát quyền truy cập.

Không chỉ dừng lại ở việc thiết kế giao diện, chúng tôi còn xác định rõ cần theo dõi chỉ số nào và nhằm mục đích gì, từ đó tái cấu trúc thông tin theo cách dễ sử dụng cho ban quản lý và từng phòng ban.

Điểm quan trọng trong dự án lần này không phải là tạo ra một dashboard đẹp mắt, mà là chuẩn hóa dữ liệu phân tán thành dạng có thể sử dụng cho công tác quản lý. Nếu chỉ trực quan hóa dữ liệu khi định dạng gốc và thời điểm cập nhật vẫn khác nhau, đội ngũ vận hành sẽ khó khai thác hiệu quả trong thực tế.

Vì vậy, SMILE trước hết đã rà soát đặc điểm của từng nguồn dữ liệu và xác định rõ những chỉ số cần được quản lý theo tiêu chuẩn chung. Trên cơ sở đó, SMILE thiết kế định nghĩa cho từng KPI, đơn vị tổng hợp cần thiết, nhóm người xem và điều kiện lọc, đồng thời xây dựng cấu trúc giúp người dùng nhanh chóng truy cập đúng thông tin cần thiết cho công việc.

Bên cạnh đó, dashboard được thiết kế không chỉ cho một nhóm phụ trách nhất định mà còn cho nhiều người dùng với vai trò khác nhau. Vì vậy, chúng tôi chú trọng phân tách thông tin hiển thị theo quyền truy cập. Cách tiếp cận này giúp dễ dàng xử lý cả bức tranh tổng thể cần thiết cho quyết định quản trị lẫn các thông tin chi tiết mà đội ngũ hiện trường cần theo dõi.

Điểm khó của dự án là không chỉ hiển thị nguyên trạng thông tin nằm rải rác trên nhiều nguồn dữ liệu, mà phải sắp xếp chúng thành các chỉ số có thể so sánh trên cùng một ý nghĩa. Khi định dạng và mức độ chi tiết của dữ liệu gốc khác nhau, những con số nhìn qua có vẻ tương đồng vẫn có thể dẫn đến nhận định sai nếu điều kiện tổng hợp không thống nhất.

Ngoài ra, do mỗi nhóm người dùng cần xem các loại thông tin khác nhau trên dashboard, việc phân tách giữa các chỉ số tổng quan dành cho ban lãnh đạo và các chỉ số chi tiết dành cho phụ trách viên từng bộ phận cũng là một vấn đề quan trọng. Nếu đưa vào quá nhiều thông tin, dashboard sẽ khó sử dụng; ngược lại, nếu tinh giản quá mức, thông tin sẽ không đủ cho công việc thực tế.

Tại SMILE, chúng tôi trước tiên sắp xếp dữ liệu mục tiêu và định nghĩa KPI, làm rõ đơn vị tổng hợp cần thiết cũng như góc nhìn của người dùng, sau đó mới thiết kế bộ lọc và quyền truy cập. Cách tiếp cận này hướng tới một cấu trúc dashboard có thể phục vụ quyết định quản trị, thay vì chỉ là tập hợp các biểu đồ đơn thuần.

Trong dự án này, chúng tôi đã giảm bớt gánh nặng khi phải chuyển qua lại giữa nhiều tệp và hệ thống để lập báo cáo, đồng thời xây dựng môi trường giúp dễ dàng theo dõi các chỉ số cần thiết trên một màn hình duy nhất. Nhờ tự động tổng hợp và trực quan hóa dữ liệu, các thông tin vốn phân tán được tập hợp lại để dễ nắm bắt hơn, qua đó kỳ vọng giảm công sức lập báo cáo và nâng cao tốc độ ra quyết định.

Ngoài ra, việc chuẩn hóa định nghĩa KPI và tiêu chuẩn hiển thị giúp giảm sự khác biệt trong cách diễn giải số liệu giữa các phụ trách viên, đồng thời tạo điều kiện để các bộ phận trao đổi trên cùng một cơ sở chung. Đây cũng là một giá trị rất quan trọng.

Trong các dự án BI dashboard, điều quan trọng không chỉ là triển khai giao diện, mà còn là định nghĩa chỉ số, hiểu cấu trúc dữ liệu và làm rõ yêu cầu xem dữ liệu theo từng nhóm người dùng. Tại SMILE, đội ngũ Nhật Bản và Việt Nam phối hợp để thống nhất nội dung cần hiển thị, mức độ chi tiết cần tổng hợp, từ đó triển khai thiết kế và phát triển.

Thông qua BrSE, SMILE tổ chức làm rõ yêu cầu, chia sẻ tiến độ giữa Nhật Bản và Việt Nam, thực hiện review và điều chỉnh góc nhìn kiểm thử. Nhờ đó, ngay cả với các dự án dashboard dễ phát sinh yêu cầu đan xen từ nhiều bộ phận, dự án vẫn có thể được triển khai thuận lợi hơn với ít sai lệch trong nhận thức.

Giá trị của BI dashboard không nằm ở việc sắp xếp các biểu đồ, mà ở khả năng tổ chức dữ liệu phân tán thành dạng có thể sử dụng cho các quyết định quản trị. Trong trường hợp này, SMILE phụ trách xuyên suốt từ xác minh nguồn dữ liệu, thiết kế KPI, ETL, API, xây dựng dashboard đến kiểm soát quyền truy cập, qua đó phát triển nền tảng thông tin hỗ trợ quá trình ra quyết định.

Đối với các doanh nghiệp đang quản lý dữ liệu của nhiều bộ phận một cách rời rạc và mất nhiều thời gian cho việc lập báo cáo cũng như nắm bắt tình hình, việc xây dựng nền tảng BI như thế này là một lựa chọn hiệu quả.