Do hệ thống POS hiện tại được xây dựng chủ yếu trên VB6 và Access, cấu trúc hệ thống đã trở nên phức tạp sau nhiều năm thích ứng với các thay đổi nghiệp vụ, khiến việc bổ sung chức năng và bảo trì ngày càng khó khăn. Ngay cả khi muốn đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ mới hoặc cải thiện vận hành, doanh nghiệp vẫn phải thận trọng với mọi thay đổi vì việc xác định phạm vi ảnh hưởng đòi hỏi nhiều nguồn lực.

Bên cạnh đó, POS là hệ thống lõi được sử dụng hằng ngày tại cửa hàng, nên khả năng vận hành ổn định ngay cả khi ngoại tuyến và tích hợp chính xác với nhiều thiết bị ngoại vi là yêu cầu thiết yếu. Quá trình đổi mới cần được triển khai đồng thời với việc đảm bảo phù hợp với các ràng buộc của từng thiết bị ngoại vi và quy trình vận hành hiện có.

Bên cạnh việc thay thế hệ thống hiện tại, việc xây dựng một nền tảng giúp dễ dàng mở rộng và bảo trì trong tương lai cũng rất quan trọng. Không chỉ cần tái hiện chức năng trong ngắn hạn, hệ thống còn phải có cấu trúc dễ vận hành trong trung và dài hạn.

Mục tiêu của dự án này là rà soát lại hệ thống POS đang phụ thuộc vào công nghệ cũ, đồng thời tái cấu trúc thành một nền tảng hỗ trợ vận hành cửa hàng dễ bảo trì và dễ mở rộng hơn.

Cụ thể, chúng tôi đặt mục tiêu vừa nắm rõ các chức năng hiện tại vừa chuyển đổi sang nền tảng mới, duy trì khả năng vận hành offline tại cửa hàng, chuẩn hóa việc tích hợp với các thiết bị ngoại vi và xây dựng một môi trường thuận lợi hơn cho việc bổ sung chức năng cũng như đáp ứng các thay đổi về quy định trong tương lai.

SMILE phụ trách toàn bộ các hạng mục từ phân tích mã nguồn hiện tại và tài liệu sẵn có, sắp xếp lại quy trình nghiệp vụ, thiết kế kiến trúc, phát triển ứng dụng POS, thiết kế lại cơ sở dữ liệu, tích hợp thiết bị ngoại vi, xây dựng kế hoạch chuyển đổi, cho đến chuẩn bị kiểm thử hồi quy và UAT.

Đây không chỉ là việc làm mới giao diện. Chúng tôi đang tái cấu trúc hệ thống dựa trên hiểu biết đầy đủ về các tài sản legacy, đồng thời xác nhận khác biệt giữa chức năng cũ và mới cũng như đánh giá tác động đến hoạt động vận hành tại cửa hàng.

Điểm quan trọng trong sáng kiến lần này không chỉ là thay thế POS bằng công nghệ mới, mà là thiết kế lại hệ thống theo hướng có thể thích ứng với các thay đổi trong tương lai, đồng thời vẫn duy trì tính dễ thao tác và độ ổn định cần thiết tại cửa hàng.

Trước hết, chúng tôi rà soát các chức năng và cấu trúc dữ liệu của hệ thống hiện tại, phân tách rõ những quy trình bắt buộc trong vận hành cửa hàng với những quy trình còn dư địa cải thiện. Trên cơ sở đó, chúng tôi lựa chọn React 18 cho frontend và C# / ASP.NET Core .NET 8 cho backend, hướng tới một kiến trúc dễ nắm bắt chức năng và thuận tiện cho bảo trì.

Ngoài ra, do môi trường cửa hàng có thể gặp tình trạng kết nối không ổn định, thiết kế được xây dựng trên giả định vẫn duy trì được vận hành ngoại tuyến. Chúng tôi kiểm tra hoạt động của các thiết bị ngoại vi cần thiết tại hiện trường như in hóa đơn, đọc mã vạch, điều khiển ngăn kéo tiền và tích hợp thiết bị thanh toán, qua đó từng bước nâng chất lượng lên mức có thể sử dụng hiệu quả trong thực tế.

Điểm khó của dự án là vừa phân tích hệ thống hiện hữu dựa trên VB6 / Access 2000, vừa từng bước thay thế bằng stack công nghệ mới. Do các quy trình hiện tại đã tích lũy nhiều quy tắc nghiệp vụ qua nhiều năm, nên nếu chỉ tái hiện giao diện bên ngoài thì vẫn có thể phát sinh khác biệt trong vận hành thực tế.

Bên cạnh đó, POS cần tiếp tục sử dụng được ngay cả khi offline, đồng thời việc tích hợp với các thiết bị ngoại vi được dùng tại cửa hàng là yếu tố không thể thiếu. Vì vậy, chúng tôi phải triển khai và kiểm chứng trong khi xác nhận phương thức điều khiển của từng thiết bị cũng như mức độ phù hợp với quy trình vận hành hiện có.

Tại SMILE, chúng tôi đồng thời phân tích các chức năng hiện tại, xác nhận những khác biệt từ góc độ nghiệp vụ, hệ thống hóa điều kiện kết nối cho từng thiết bị ngoại vi và chuẩn bị kế hoạch kiểm thử hồi quy. Mục tiêu không chỉ là thay thế hệ thống, mà là hiện đại hóa với trọng tâm là vận hành thực tế.

Dự án này được kỳ vọng sẽ giảm rủi ro bảo trì do phụ thuộc vào công nghệ cũ, đồng thời tạo nền tảng thuận lợi hơn cho việc đáp ứng các thay đổi về quy định và cải tiến chức năng trong tương lai. Ngoài ra, việc thiết kế lại với tiền đề tích hợp thiết bị ngoại vi và vận hành ngoại tuyến sẽ góp phần xây dựng môi trường POS có thể được sử dụng ổn định tại cửa hàng.

Một giá trị quan trọng khác là việc hiện đại hóa trên nền tảng kế thừa hiểu biết từ hệ thống hiện có giúp giảm tác động đến nghiệp vụ tại hiện trường, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để đổi mới theo từng giai đoạn.

Với các dự án như POS, nơi cả hiểu biết nghiệp vụ và tích hợp thiết bị đều đóng vai trò quan trọng, năng lực triển khai thôi là chưa đủ. Việc phân tích thông số kỹ thuật hiện hành, thống nhất nhận thức và xác định rõ các góc độ kiểm thử là những yếu tố không thể thiếu. Tại SMILE, đội ngũ Nhật Bản và Việt Nam phối hợp chặt chẽ để thực hiện phân tích hiện trạng, xác nhận đặc tả màn hình, hệ thống hóa yêu cầu đối với thiết bị ngoại vi và làm rõ các tiêu chí kiểm thử.

Với cách tiếp cận này, ngay cả những dự án có nhiều nội dung cần xác nhận như hiện đại hóa hệ thống legacy cũng có thể được triển khai thuận lợi hơn, nhờ các vấn đề được sắp xếp và xử lý theo từng giai đoạn.

Khi làm mới một hệ thống POS cũ, doanh nghiệp không chỉ cần chuyển sang công nghệ mới mà còn phải đồng thời thấu hiểu nghiệp vụ hiện tại, duy trì vận hành cửa hàng liên tục và bảo toàn khả năng kết nối với thiết bị ngoại vi. Trường hợp này là một nỗ lực phân tích hệ thống POS hiện có dựa trên VB6 / Access, sau đó tái xây dựng trên nền tảng mới sử dụng .NET 8, React 18 và SQL Server, nhằm cân bằng giữa tính ổn định hỗ trợ vận hành cửa hàng và khả năng mở rộng trong tương lai.

Đối với các doanh nghiệp bán lẻ đang cân nhắc hiện đại hóa hệ thống POS hoặc hệ thống quản lý cửa hàng, cách tiếp cận đổi mới theo từng giai đoạn dựa trên việc hiểu đúng các tài sản hiện có cũng là một lựa chọn hiệu quả.