Mẫu 1: Hỗ trợ soạn thảo và tóm tắt tài liệu

Một trong những lĩnh vực dễ triển khai AI tạo sinh nhất là soạn thảo bản nháp và tóm tắt văn bản. Ví dụ, doanh nghiệp có thể dùng công nghệ này để hệ thống hóa các ý chính trong biên bản họp, tạo bản nháp email bán hàng, đề xuất tiêu đề cho tài liệu chào hàng hoặc chỉnh sửa định dạng báo cáo nội bộ.

Nhờ giảm bớt việc phải viết nội dung từ đầu, người phụ trách có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc đánh giá nội dung thay vì chỉ tập trung vào thao tác viết. Điều này đặc biệt hiệu quả trong các nghiệp vụ cần truyền đạt cùng một nội dung cho nhiều bên liên quan bằng những cách diễn đạt khác nhau.

Mẫu 2: Xử lý yêu cầu nội bộ và tìm kiếm tri thức

Ở các bộ phận hành chính tổng hợp, nhân sự và hệ thống thông tin, việc phải trả lời lặp đi lặp lại những câu hỏi tương tự không phải là hiếm. Các thông tin như nội quy lao động, quyết toán chi phí, thiết lập PC hay quy trình nộp các loại đơn thường đã có sẵn, nhưng lại khó tìm kiếm.

Trong lĩnh vực này, một cơ chế hỏi đáp sử dụng AI tạo sinh dựa trên FAQ nội bộ và các quy định của công ty là rất hiệu quả. Trường hợp của Tập đoàn Ezaki Glico cho thấy họ đã tối ưu hóa quy trình xử lý yêu cầu dành cho bộ phận back office và giảm khoảng 31% số lượng câu hỏi nội bộ. Điểm quan trọng không chỉ là tự động hóa câu trả lời, mà còn là tạo điều kiện hình thành văn hóa “tìm kiếm và kiểm tra trước, sau đó mới trao đổi với người phụ trách”.

Mẫu 3: Ứng dụng chatbot trong chăm sóc khách hàng

Đối với hoạt động hướng ra bên ngoài, doanh nghiệp có thể ứng dụng AI tạo sinh để xử lý bước đầu các yêu cầu qua website, giải thích sản phẩm, hướng dẫn FAQ và sắp xếp nội dung tiếp nhận. Không nhất thiết phải tự động hóa hoàn toàn; mô hình để AI phụ trách tiếp nhận ban đầu và phân loại, sau đó con người chỉ tiếp quản các trường hợp quan trọng, cũng đã đủ mang lại hiệu quả rõ rệt.

Mô hình này phù hợp để xử lý yêu cầu ngoài giờ làm việc và phân bổ đồng đều khối lượng câu hỏi. Đặc biệt với những doanh nghiệp có nội dung câu hỏi tương đối chuẩn hóa, mô hình này giúp vừa cải thiện tốc độ phản hồi, vừa giảm tải cho nhân sự phụ trách.

Mẫu 4: Hỗ trợ lập kế hoạch và marketing

AI tạo sinh cũng rất phù hợp để hỗ trợ xây dựng ý tưởng ban đầu và định hướng nội dung truyền thông. Chẳng hạn, có thể dùng để lập dàn ý bài blog, viết nháp nội dung quảng cáo, soạn nội dung giới thiệu sản phẩm, tạo bản thảo bảng so sánh hoặc tổng hợp các điểm nhấn thông điệp theo từng chân dung khách hàng.

Tất nhiên, quyết định cuối cùng vẫn cần do con người đưa ra, nhưng lợi ích lớn là có thể đẩy nhanh giai đoạn hình thành ý tưởng ban đầu. Vì việc thu thập thông tin, hệ thống hóa các điểm chính và so sánh nhiều phương án có thể được thực hiện trong thời gian ngắn, người phụ trách sẽ giảm được thời gian dành cho việc “thu thập tư liệu để suy nghĩ”.

Mẫu 5: Cải thiện quy trình nghiệp vụ nội bộ và trợ lý theo từng bộ phận

Gần đây, xu hướng sử dụng AI tạo sinh không chỉ để tạo văn bản đơn lẻ mà còn như một trợ lý nghiệp vụ cho từng bộ phận cụ thể ngày càng phổ biến. Ví dụ: hỗ trợ bộ phận kinh doanh chuẩn bị đề xuất, giúp bộ phận pháp chế hệ thống hóa các điểm cần kiểm tra trong hợp đồng, hỗ trợ bộ phận sản xuất tìm kiếm quy trình hướng dẫn, hoặc hỗ trợ bộ phận hệ thống thông tin khoanh vùng nguyên nhân sự cố.

Nếu có thể tận dụng dữ liệu nghiệp vụ và tri thức tích lũy của từng bộ phận, công cụ này sẽ dễ trở thành một nền tảng hỗ trợ được áp dụng bền vững tại hiện trường, thay vì chỉ là một tiện ích đơn thuần. So với triển khai đồng loạt trên toàn công ty, bắt đầu từ những nghiệp vụ được giới hạn rõ ràng sẽ giúp đo lường hiệu quả và cải tiến dễ dàng hơn.

Rủi ro rò rỉ thông tin

Nếu nhập nguyên văn tài liệu nội bộ, thông tin khách hàng, thông tin hợp đồng và các dữ liệu tương tự, doanh nghiệp có thể gặp vấn đề về quản lý thông tin tùy theo quy định xử lý dữ liệu. Cần kiểm tra thông số và điều khoản của dịch vụ sử dụng, xây dựng quy tắc nhập liệu và quản lý quyền truy cập.

Câu trả lời sai và hiện tượng hallucination

Ngay cả khi câu chữ nghe có vẻ thuyết phục, nội dung chưa chắc đã chính xác. Đặc biệt với số liệu, pháp lý, hợp đồng, bảo mật và các tài liệu giải thích đối ngoại, không được bỏ qua bước kiểm tra của con người.

Rủi ro về bản quyền và cách diễn đạt

Nội dung do AI tạo ra có thể gần giống với các cách diễn đạt đã tồn tại hoặc chứa những diễn đạt không phù hợp. Với nội dung công khai và nội dung quảng cáo, cần có quy trình hiệu đính và rà soát chặt chẽ.

Không triển khai hiệu quả trong thực tế vận hành

Chỉ triển khai công cụ là chưa đủ; nếu không xác định rõ nên dùng vào việc gì, công cụ sẽ khó được áp dụng lâu dài. Điều mà đội ngũ vận hành thực sự cần không phải là một cơ chế mới, mà là cách giúp công việc trở nên nhẹ nhàng hơn. Vì vậy, cần cụ thể hóa các nghiệp vụ mục tiêu và giới hạn rõ cách sử dụng.

Q1. Nên bắt đầu triển khai AI tạo sinh từ bộ phận nào?

Nên bắt đầu từ những bộ phận có nhiều công việc lặp lại và dễ đo lường kết quả. Hành chính tổng hợp, nhân sự, hệ thống thông tin, hỗ trợ bán hàng và marketing thường là những đối tượng phù hợp cho giai đoạn đầu.

Q2. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể triển khai được không?

Hoàn toàn có thể. Trên thực tế, các doanh nghiệp vận hành với ít nhân sự đôi khi còn dễ cảm nhận hiệu quả hơn nhờ giảm tải trong việc soạn thảo tài liệu và xử lý yêu cầu hỏi đáp. Điều quan trọng là trước hết cần thu hẹp phạm vi nghiệp vụ áp dụng.

Q3. Điểm cần lưu ý nhất khi triển khai là gì?

Đó là các biện pháp phòng ngừa rò rỉ thông tin và cơ chế kiểm tra. Ngay từ đầu, cần xác định quy tắc đối với dữ liệu đầu vào và ai sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung đầu ra.