Về bản chất, DX là nỗ lực sử dụng công nghệ số để thay đổi cách vận hành nghiệp vụ và kinh doanh, qua đó nâng cao năng lực cạnh tranh. IPA cũng chỉ ra rằng doanh nghiệp cần thúc đẩy DX nhanh chóng để duy trì và củng cố năng lực cạnh tranh.

Mặt khác, tại hiện trường, DX đôi khi được hiểu đồng nghĩa với “triển khai công cụ IT” hoặc “số hóa”. Hệ quả là phương tiện dễ trở thành mục tiêu, còn phạm vi chuyển đổi có xu hướng bị thu hẹp.

Ví dụ, ngay cả khi quy trình nộp đơn được số hóa, nếu tuyến phê duyệt vẫn phức tạp, hoặc dù dữ liệu đã được thu thập nhưng không được các bộ phận cùng khai thác, doanh nghiệp rất dễ dừng lại ở mức tối ưu cục bộ. Để vượt qua những rào cản này, cần có góc nhìn rà soát lại toàn bộ cơ chế cấu thành doanh nghiệp, thay vì chỉ xem xét từng nghiệp vụ riêng lẻ.

SX (Chuyển đổi hệ thống) là tư duy xem các vấn đề của doanh nghiệp không phải là vấn đề của một nghiệp vụ hay một hệ thống riêng lẻ, mà là một cấu trúc tổng thể trong đó chiến lược, tổ chức, nhân sự, quy trình nghiệp vụ, quản trị, văn hóa và IT liên kết với nhau; từ đó thúc đẩy chuyển đổi bắt đầu từ nguyên nhân gốc rễ.

Ở đây, “hệ thống” không chỉ nói đến hệ thống IT. Khái niệm này bao gồm toàn bộ cơ chế vận hành của doanh nghiệp, như luồng ra quyết định quản trị, phân chia vai trò giữa các bộ phận, quy tắc vận hành tại hiện trường và cơ chế chia sẻ thông tin.

Nói cách khác, SX là một cách tiếp cận không chỉ dừng ở câu hỏi “nên đưa công cụ nào vào”, mà còn đào sâu vào “vì sao vấn đề đó phát sinh” và “cần thay đổi mối quan hệ nào để việc cải thiện có thể duy trì lâu dài”.

DX và SX không phải là hai khái niệm đối lập. Thay vào đó, có thể hiểu SX như một góc nhìn bổ trợ giúp triển khai DX một cách hiệu quả và thực chất hơn.

DX tập trung vào chính quá trình chuyển đổi thông qua việc ứng dụng công nghệ số. Trong khi đó, SX nhìn nhận các vấn đề của doanh nghiệp trong tổng thể cấu trúc, phân tích cả những nguyên nhân gốc rễ khiến quá trình chuyển đổi bị đình trệ, rồi mới sử dụng công nghệ số khi cần thiết.

Chẳng hạn, khi bộ phận kinh doanh triển khai SFA nhưng nhân viên vẫn không duy trì việc nhập liệu, nguyên nhân có thể không chỉ nằm ở mức độ dễ sử dụng của công cụ. Nhiều yếu tố có thể cùng tác động, như cơ chế đánh giá, cách tổ chức cuộc họp, cảm giác quá tải của đội ngũ tuyến đầu hay thái độ vận hành của cấp quản lý. Điểm đặc trưng của SX là xem xét mối liên hệ giữa các yếu tố này để xác định giải pháp phù hợp.

Không ít trường hợp, lý do doanh nghiệp chậm chuyển đổi không nằm ở thiếu công nghệ mà ở các vấn đề mang tính cấu trúc. Chẳng hạn, khi ranh giới trách nhiệm trong công việc không rõ ràng, nhận thức giữa hiện trường và ban lãnh đạo không thống nhất, hoặc doanh nghiệp chỉ chạy theo kết quả ngắn hạn mà không dành thời gian cho cải tiến căn bản, các sáng kiến DX cũng khó được duy trì bền vững.

Tại nhiều doanh nghiệp, ngay cả khi xử lý trực tiếp một vấn đề, cùng một thách thức vẫn có thể tái diễn ở bộ phận khác. Nguyên nhân là việc chỉ khắc phục các biểu hiện bên ngoài không làm thay đổi cấu trúc nền tảng phía sau.

SX giúp giảm các mô thức tái diễn này. Thay vì quy kết nguyên nhân về một yếu tố duy nhất, việc xem xét toàn bộ các cơ chế liên quan sẽ giúp doanh nghiệp dễ xây dựng những biện pháp cải thiện thực tế hơn.

Chẳng hạn, trong ngành sản xuất, khi đổi mới hệ thống quản lý sản xuất, chỉ thay thế bằng một cơ chế mới là chưa đủ. Chỉ khi rà soát cả khối lượng nhập liệu tại hiện trường, việc liên kết thông tin giữa nhà máy và trụ sở chính, tiêu chuẩn tồn kho, chỉ số quản trị và cơ chế bảo trì, doanh nghiệp mới có thể tạo ra cải thiện trên toàn bộ hệ thống.

Đối với bộ phận kinh doanh, hiệu quả của SFA và CRM sẽ dễ được phát huy hơn khi không chỉ quản lý tập trung thông tin khách hàng, mà còn chuẩn hóa cách xác định tiến độ từng cơ hội bán hàng, các chỉ số dùng trong cuộc họp, tần suất báo cáo và cả quy trình bàn giao sau khi chốt đơn.

Ở bộ phận back office, doanh nghiệp không chỉ nên số hóa việc quyết toán chi phí hay phê duyệt hợp đồng, mà còn cần rà soát cả quy tắc đề xuất, thiết kế phân quyền, quản lý dấu vết kiểm soát và cách phối hợp với các bộ phận liên quan. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể vừa giảm thao tác nhập liệu vừa tăng cường kiểm soát.

Thứ nhất, doanh nghiệp sẽ tránh được việc chỉ tối ưu cục bộ. Vì bối cảnh của vấn đề được nhìn nhận một cách có hệ thống, cách tiếp cận này dễ dẫn đến cải tiến liên tục hơn so với việc chỉ triển khai một công cụ đơn lẻ.

Thứ hai, giải pháp sẽ dễ được áp dụng ổn định tại hiện trường hơn. Vì đã tính đến cả quy tắc vận hành, phân công vai trò và yếu tố nhân sự, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tình trạng xáo trộn sau khi triển khai.

Thứ ba, doanh nghiệp có thể nâng cao độ chính xác trong các quyết định đầu tư. Khi đã xác định rõ đâu là điểm nghẽn thực sự trước khi tiến hành hệ thống hóa, việc thiết lập thứ tự ưu tiên sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Do phạm vi cần xem xét của SX rất rộng, nếu ngay từ đầu cố gắng thay đổi đồng loạt toàn bộ doanh nghiệp và mọi lĩnh vực, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng khó triển khai. Trước hết, cần thu hẹp phạm vi mục tiêu và xem xét dựa trên các vấn đề nghiệp vụ thực tế.

Ngoài ra, nếu quá chú trọng tối ưu hóa tổng thể mà bỏ qua tải công việc của đội ngũ tại hiện trường và thực tế vận hành, kế hoạch rất dễ chỉ dừng lại ở lý thuyết. Doanh nghiệp cần lắng nghe hiện trường một cách kỹ lưỡng và triển khai từng bước thông qua các thử nghiệm nhỏ.

Ngoài ra, nếu SX được trình bày như một khái niệm trừu tượng, thông điệp sẽ khó lan tỏa trong nội bộ. Vì vậy, điều quan trọng là cần giải thích thật cụ thể: vấn đề nào sẽ được thay đổi, thay đổi như thế nào, và kết quả đó giúp ai giảm bớt gánh nặng ở điểm nào.

SMILE có thể hỗ trợ theo từng giai đoạn, từ việc hệ thống hóa các vấn đề nghiệp vụ, xem xét phương án triển khai hệ thống, đến phát triển và vận hành.

Tư duy SX là hữu ích, nhưng để áp dụng vào thực tế vận hành, doanh nghiệp cần hiểu cả nghiệp vụ lẫn hệ thống. Điều quan trọng là triển khai bám sát thực tiễn, từ việc hệ thống hóa quy trình hiện tại, ưu tiên các vấn đề cần giải quyết, xem xét dữ liệu cần thiết và thiết kế màn hình, cho đến xây dựng phương án tích hợp với các hệ thống hiện có.

Đặc biệt, với những doanh nghiệp muốn cải thiện nhưng vẫn hạn chế tác động đến hoạt động hiện tại, cách tiếp cận bắt đầu từ quy mô nhỏ, đánh giá hiệu quả rồi mở rộng dần sẽ phù hợp hơn.

SX (Chuyển đổi hệ thống) là cách tiếp cận nhìn nhận các vấn đề của doanh nghiệp không chỉ ở từng hệ thống hay công cụ riêng lẻ, mà như một cấu trúc tổng thể kết nối chiến lược, tổ chức, nhân sự, vận hành, văn hóa và IT.

Ở những doanh nghiệp dù triển khai DX nhưng khó tạo ra kết quả, nguyên nhân đôi khi không nằm ở bản thân công nghệ mà ở các cấu trúc đang cản trở sự chuyển đổi. Khi đó, việc áp dụng góc nhìn SX sẽ giúp doanh nghiệp dễ xây dựng các giải pháp cải thiện phù hợp hơn với thực tế.

SMILE hỗ trợ triển khai theo từng giai đoạn, từ việc phân tích các vấn đề nghiệp vụ, xem xét hệ thống hóa, đến phát triển và vận hành. Với các doanh nghiệp đang cân nhắc ứng dụng DX hoặc AI, chúng tôi khuyến nghị nên bắt đầu từ những cải tiến nghiệp vụ nhỏ.