Các ví dụ tiêu biểu gồm RPA, workflow, hợp đồng điện tử, AI-OCR và groupware.

Với những doanh nghiệp đang mất nhiều thời gian cho các công việc hằng ngày như xử lý hóa đơn, phê duyệt đề xuất, nhập chuyển dữ liệu, lưu trữ hồ sơ giấy và trao đổi nội bộ, đây thường là những lĩnh vực dễ tạo ra hiệu quả đầu tiên. Doanh nghiệp có thể bắt đầu trong thời gian ngắn và xác định rõ các hạng mục cần cải thiện.

Các ví dụ tiêu biểu gồm SFA, CRM, MA và công cụ tiếp khách trên Web.

Hệ thống giúp tập trung hóa thông tin khách hàng và lịch sử trao đổi bán hàng, đồng thời hỗ trợ nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và trực quan hóa tiến độ kinh doanh. Điểm nổi bật là doanh nghiệp có thể quản lý hoạt động bán hàng ở cấp tổ chức, thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm của từng nhân sự phụ trách.

Các ví dụ tiêu biểu gồm công cụ BI, nền tảng phân tích dữ liệu, dashboard và phân tích bằng AI.

Tập hợp dữ liệu như doanh thu, hàng tồn kho, giá vốn và tình trạng vận hành, rồi chuẩn hóa thành dạng có thể sử dụng cho các quyết định quản trị. Khi các chỉ số trở nên rõ ràng, doanh nghiệp sẽ dễ xác định ưu tiên hơn ngay cả trong những tình huống khó đánh giá nếu chỉ dựa vào trực giác hoặc kinh nghiệm.

Các ví dụ tiêu biểu gồm IoT, tích hợp cảm biến, giám sát thiết bị và hệ thống quản lý bảo trì.

Trong sản xuất, logistics và dịch vụ bảo trì, tốc độ cải tiến phụ thuộc lớn vào khả năng nắm bắt tình trạng vận hành tại hiện trường theo thời gian thực. Dữ liệu này được sử dụng để phát hiện dấu hiệu dừng thiết bị, quản lý chất lượng và rà soát lại kế hoạch bảo trì.

Đối với những nghiệp vụ không phù hợp với sản phẩm có sẵn, doanh nghiệp có thể cần cải tiến hệ thống hiện tại, tích hợp với bên ngoài, phát triển riêng hoặc thực hiện migration.

Lĩnh vực này có mức độ linh hoạt cao, nhưng chi phí, thời gian triển khai và gánh nặng bảo trì cũng dễ tăng theo. Vì vậy, điều quan trọng là cần phân tách rõ phần có thể xử lý bằng tính năng tiêu chuẩn và phần cần tùy chỉnh riêng.

Trong các bộ phận kế toán và hành chính tổng hợp, nhiều công việc mang tính lặp lại như kiểm tra hóa đơn, nhập lại dữ liệu, gửi yêu cầu phê duyệt và lưu trữ hồ sơ thường vẫn còn tồn tại. Việc triển khai RPA, quy trình phê duyệt điện tử và hợp đồng điện tử có thể giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm sai sót.

Khi mỗi nhân viên kinh doanh quản lý thông tin khách hàng và tình trạng案件 theo một cách khác nhau, việc bàn giao và quản lý sẽ trở nên khó khăn. Sử dụng SFA hoặc CRM giúp dễ dàng lưu trữ tình trạng thương thảo, lý do mất cơ hội bán hàng và lịch sử tương tác, từ đó tổ chức dễ xác định các điểm cần cải thiện.

Không ít doanh nghiệp chưa thể cung cấp thông tin đúng thời điểm cho các khách hàng tiềm năng thu được từ triển lãm hoặc yêu cầu tài liệu. Việc sử dụng công cụ MA giúp tự động hóa gửi email và quản lý phản hồi, đồng thời dễ dàng xác định thời điểm phù hợp để chuyển giao cho bộ phận kinh doanh.

Khi xảy ra tình trạng thiết bị dừng hoạt động hoặc chất lượng không ổn định, nếu mất nhiều thời gian để xác định nguyên nhân thì quá trình cải tiến sẽ bị chậm lại. Bằng cách triển khai IoT và dashboard để thu thập dữ liệu vận hành, doanh nghiệp có thể sớm nhận diện các xu hướng bất thường và điểm nghẽn.

Khi phải đối chiếu các file Excel khác nhau từ từng bộ phận, việc chuẩn bị tài liệu họp sẽ tốn nhiều thời gian. Bằng cách sử dụng công cụ BI để hợp nhất các chỉ số chính, doanh nghiệp có thể theo dõi doanh thu, cơ hội kinh doanh, chi phí, tồn kho và các dữ liệu quan trọng khác trên một màn hình, từ đó dễ dàng có đủ cơ sở để ra quyết định.

Điều cần quyết định trước tiên không phải là tên sản phẩm. Trước hết, cần làm rõ đâu là điểm nghẽn, thời gian bị lãng phí ở đâu, lỗi phát sinh tại khâu nào và công việc phải làm lại vì nguyên nhân gì.

Chẳng hạn, nếu vấn đề là các cơ hội bán hàng bị đình trệ, SFA có thể là lựa chọn phù hợp; nếu vấn đề là quy trình phê duyệt bằng giấy quá chậm, có thể cân nhắc hệ thống workflow; còn nếu gánh nặng nằm ở việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống, BI hoặc nền tảng tích hợp sẽ là những phương án đáng xem xét.

Dù có nhiều chức năng, hệ thống cũng không có ý nghĩa nếu nhân viên tại hiện trường không nhập dữ liệu. Giao diện dễ hiểu, khả năng được sử dụng thường xuyên và việc dễ xây dựng quy tắc vận hành đều rất quan trọng. Doanh nghiệp nên kiểm tra qua bản dùng thử miễn phí hoặc demo để xem người phụ trách thực tế có thể sử dụng được hay không.

Dù một công cụ riêng lẻ có thể tiện lợi, nếu không kết nối được với hệ thống lõi, phần mềm kế toán hoặc quản lý khách hàng, doanh nghiệp vẫn phải nhập liệu trùng lặp. Cần kiểm tra trước khả năng tích hợp API, vận hành qua CSV và phạm vi hỗ trợ các dịch vụ bên ngoài.

Nếu triển khai đồng loạt trên toàn công ty ngay từ đầu, gánh nặng vận hành sẽ tăng cao và nguy cơ thất bại cũng lớn hơn. Khả năng bắt đầu từ một số phòng ban, một số nghiệp vụ hoặc một số địa điểm giới hạn là tiêu chí quan trọng để ra quyết định.

Doanh nghiệp nên xem xét cả các hỗ trợ về thiết lập ban đầu, đào tạo, xử lý yêu cầu và cải tiến vận hành. Đặc biệt với những công ty thiếu nhân sự DX, việc có hỗ trợ sau triển khai hay không sẽ ảnh hưởng đến mức độ áp dụng lâu dài.