1.1 Nội bộ hóa DX là gì

Trước hết, DX là nỗ lực chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp và mô hình kinh doanh thông qua việc ứng dụng công nghệ số và dữ liệu.

Mục tiêu không chỉ là thúc đẩy số hóa hay tự động hóa nghiệp vụ. Mục tiêu cốt lõi của DX là duy trì và không ngừng nâng cao năng lực tạo thêm giá trị mới cho doanh nghiệp.

Nội bộ hóa DX là việc doanh nghiệp tự xây dựng trong nội bộ môi trường cần thiết để khai thác dữ liệu và tạo ra giá trị phục vụ quá trình thúc đẩy DX. Trước đây, để nâng cao hiệu quả vận hành hoặc xây dựng hệ thống, nhiều doanh nghiệp thường ủy thác cho nhà cung cấp hệ thống bên ngoài hoặc outsourcing kỹ sư. Tuy nhiên, nội bộ hóa có nghĩa là doanh nghiệp tự thực hiện trọn vẹn các quy trình này trong nội bộ.

1.2 Vì sao nội bộ hóa DX đang được chú ý

Vậy vì sao các doanh nghiệp ngày càng chú ý đến việc phát triển nội bộ thay vì lựa chọn thuê ngoài? Hãy cùng xem xét những lý do chính.

1.2.1 Vì điều này còn góp phần chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp

Để thúc đẩy DX, doanh nghiệp không chỉ cần triển khai hệ thống mà còn phải chuyển đổi chính văn hóa doanh nghiệp. Nếu chỉ phụ thuộc vào thuê ngoài, việc thay đổi nhận thức trong nội bộ và rà soát lại quy trình nghiệp vụ có thể khó đạt được tiến triển.

Thông qua nội bộ hóa, nhân viên sẽ tự hiểu rõ ý nghĩa của DX và chủ động tham gia triển khai. Trong quá trình tự suy nghĩ cách ứng dụng IT, thử nghiệm, điều chỉnh và cải tiến công việc, những ý tưởng đổi mới cũng sẽ dễ dàng hình thành hơn.

1.2.2 Để nhanh chóng ứng phó với những thay đổi liên tục của môi trường thị trường

Môi trường kinh doanh hiện nay có đặc trưng là tốc độ thay đổi của thị trường rất nhanh. Nếu không kịp thời thích ứng với các xu hướng mới, doanh nghiệp sẽ khó duy trì lợi thế cạnh tranh.

Tuy nhiên, nếu phụ thuộc vào outsourcing cho DX, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng phản hồi chậm trễ. Nguyên nhân là từ khi yêu cầu nhà cung cấp bên ngoài đến khi hệ thống thực sự đi vào vận hành luôn cần một khoảng thời gian nhất định. Hơn nữa, việc phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp bên ngoài cũng tiềm ẩn rủi ro khi định hướng của doanh nghiệp không còn đồng nhất với chính sách của nhà cung cấp. Trong tình trạng bị khóa chặt bởi một nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc phát triển hệ thống phù hợp với chiến lược của mình.

Thông qua nội bộ hóa DX, doanh nghiệp có thể tự phát triển hệ thống, nhanh chóng thích ứng với biến động thị trường và kịp thời xây dựng các hệ thống phù hợp với định hướng của mình.

1.2.3 Để nâng cao hiểu biết về DX trong toàn công ty

Để hiểu đúng bản chất của DX và để toàn thể nhân viên chủ động xem đây là việc của mình, việc nâng cao năng lực DX literacy cho nhân viên là điều không thể thiếu. Thông qua nội bộ hóa, nhân viên có thể trực tiếp trải nghiệm quy trình triển khai DX và hiệu quả mang lại, từ đó nắm bắt kiến thức cũng như phương pháp thúc đẩy DX. Khi vừa hành động vừa suy nghĩ về các bước cần thực hiện và những hành động cụ thể để hiện thực hóa DX, trình độ IT của từng nhân viên cũng sẽ được nâng cao.

Có thể tích lũy kiến thức và bí quyết trong nội bộ doanh nghiệp

Nội bộ hóa DX giúp doanh nghiệp tích lũy trong nội bộ các bí quyết và hiểu biết cần thiết để thúc đẩy DX. Nếu phụ thuộc vào thuê ngoài hoặc outsourcing, doanh nghiệp sẽ không giữ được tri thức trong nội bộ và có thể rơi vào tình trạng buộc phải tiếp tục thuê ngoài lâu dài.

Điều này khiến doanh nghiệp khó triển khai cải tiến nghiệp vụ vào đúng thời điểm phù hợp với định hướng của mình. Khi đẩy mạnh nội bộ hóa, doanh nghiệp có thể tích lũy trong nội bộ năng lực phối hợp giữa các bộ phận để chia sẻ thông tin cũng như kinh nghiệm thúc đẩy DX, qua đó tạo nên tài sản giá trị phục vụ cho sự phát triển kinh doanh lâu dài.

Có thể ngăn hệ thống trở thành “hộp đen”

Khi thuê ngoài phát triển hệ thống, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn nếu chỉ dựa vào nội bộ để bảo trì hoặc tùy chỉnh hệ thống. Ngay cả khi muốn xây dựng hệ thống tối ưu dựa trên ý kiến của nhân viên tại hiện trường, việc trao đổi hoặc ủy thác cho nhà cung cấp vẫn tốn nhiều thời gian và công sức. Trong tình huống này, rất khó nhanh chóng giải quyết tình trạng hệ thống trở thành “hộp đen”. Ngược lại, khi tự phát triển nội bộ, nhân viên trực tiếp tham gia nghiệp vụ có thể nắm được cách vận hành hệ thống và thực hiện bảo trì, tùy chỉnh ngay tại hiện trường. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ xây dựng môi trường phù hợp nhất với thực tế vận hành và hạn chế tình trạng hệ thống bị “hộp đen hóa”.

Có thể giảm chi phí dành cho phát triển

Khi thuê ngoài phát triển hệ thống hoặc giao cho kỹ sư chuyên môn thực hiện, doanh nghiệp cần cả chi phí lẫn thời gian phát triển. Ngoài ra, nếu phát sinh thay đổi đặc tả hoặc chỉnh sửa, chi phí bổ sung có thể xuất hiện và dẫn đến nguy cơ vượt ngân sách.

Ngược lại, khi tự phát triển nội bộ, doanh nghiệp có thể tận dụng nhân sự và nguồn lực sẵn có để kiểm soát chi phí, đồng thời triển khai phát triển linh hoạt trong thời gian ngắn. Nếu đội ngũ phát triển nội bộ hiểu rõ yêu cầu kinh doanh và thứ tự ưu tiên của doanh nghiệp, quá trình phát triển sẽ được thực hiện hiệu quả hơn, hạn chế lãng phí.

Hãy cùng tìm hiểu quy trình cụ thể để triển khai nội bộ hóa DX.

3.1 Đạt được sự đồng thuận từ các bên liên quan trong nội bộ

Nội bộ hóa DX là một dự án cần được triển khai trên toàn tổ chức và đi kèm với việc chuyển đổi quy trình nghiệp vụ cũng như cách làm việc hiện có. Để giảm thiểu sự phản kháng từ nhân viên, doanh nghiệp cần giải thích rõ ràng lợi ích và hiệu quả của việc nội bộ hóa, đồng thời xây dựng môi trường thuận lợi để nhận được sự hợp tác.

Cụ thể, doanh nghiệp có thể truyền tải thông điệp rõ ràng từ ban lãnh đạo, tổ chức các buổi giải thích nội bộ và thu thập phản hồi từ nhân viên. Đồng thời, việc thành lập một nhóm thúc đẩy nội bộ hóa và huy động đại diện từ từng bộ phận sẽ giúp toàn tổ chức dễ dàng thấu hiểu và phối hợp hơn.

3.2 Trực quan hóa các hạng mục đang được thuê ngoài

Để triển khai DX bằng nguồn lực nội bộ, doanh nghiệp cần nắm rõ hiện đang thuê ngoài những nghiệp vụ nào.

Hãy trực quan hóa nội dung các nghiệp vụ đang thuê ngoài, đơn vị được ủy thác, chi phí và các yếu tố liên quan. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xác định thứ tự ưu tiên cho việc đưa nghiệp vụ về nội bộ một cách thuận lợi hơn.

3.3 Làm rõ mục tiêu và các nghiệp vụ thuộc phạm vi triển khai

Dựa trên tình hình thuê ngoài hiện tại, hãy làm rõ mục tiêu đưa nghiệp vụ về nội bộ và các nghiệp vụ thuộc phạm vi thực hiện. Về thứ tự ưu tiên, nên bắt đầu từ những hạng mục có độ khó thấp và dễ cảm nhận hiệu quả. Mục tiêu của việc nội bộ hóa có thể bao gồm các nội dung sau.

• Cắt giảm chi phí
• Tăng tốc độ phát triển
• Xây dựng hệ thống chuyên biệt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• Tích lũy bí quyết và kinh nghiệm trong nội bộ

Hãy xác định những nghiệp vụ cần ưu tiên nội bộ hóa dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp.

3.4 Xây dựng kế hoạch tổng thể

Sau khi xác định mục tiêu và phạm vi nội bộ hóa, doanh nghiệp cần lập kế hoạch cho toàn bộ dự án.

Hãy lập kế hoạch ngược từ mục tiêu cuối cùng và làm rõ hành động cần thực hiện ở từng giai đoạn. Đồng thời, phân công người chịu trách nhiệm và người phụ trách cho từng hành động. Kế hoạch tổng thể nên bao gồm “mục tiêu của dự án”, “hành động và thời hạn ở từng giai đoạn”, “nguồn lực cần thiết” và các nội dung liên quan.

3.5 Thiết lập môi trường phát triển và cơ chế quản lý chất lượng

Khi thúc đẩy nội bộ hóa hoạt động phát triển, việc xây dựng môi trường phát triển và hệ thống quản lý chất lượng là không thể thiếu. Doanh nghiệp cần lựa chọn phù hợp ngôn ngữ lập trình, công cụ phát triển, máy chủ và các yếu tố liên quan để thiết lập một môi trường phát triển hiệu quả.

Bên cạnh đó, việc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng cũng là yếu tố không thể thiếu. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình phát triển và xây dựng cơ chế cho phép kiểm tra chất lượng phù hợp ở từng công đoạn. Ngoài ra, điều phối nguồn lực cũng là một điểm quan trọng. Hãy phân bổ hợp lý nhân sự và ngân sách cần thiết cho dự án để bảo đảm quá trình phát triển diễn ra suôn sẻ.

Bằng cách xem xét các yếu tố này từ nhiều góc độ, đồng thời hoàn thiện môi trường phát triển và cơ chế quản lý chất lượng, doanh nghiệp có thể củng cố nền tảng cho việc nội bộ hóa.

3.6 Giảm dần việc thuê ngoài

Khi đã chuẩn bị xong cơ cấu thực hiện, hãy từng bước cắt giảm hoạt động outsourcing theo thứ tự ưu tiên. Điều quan trọng là không chuyển toàn bộ sang nội bộ cùng một lúc, mà cần triển khai theo từng giai đoạn một cách chắc chắn.

3.7 Hoàn tất quá trình nội bộ hóa

Khi toàn bộ các hoạt động outsourcing đã được chuyển vào nội bộ và doanh nghiệp có đủ cơ cấu để vận hành công việc ổn định, quá trình nội bộ hóa có thể xem là hoàn tất. Tuy nhiên, đây không phải là điểm kết thúc; doanh nghiệp vẫn cần tiếp tục cải tiến. Bằng cách liên tục rà soát và triển khai các hành động tiếp theo, doanh nghiệp sẽ tích lũy được kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn về nội bộ hóa.

Một số doanh nghiệp có thể đang sử dụng dịch vụ tư vấn như một hình thức thuê ngoài, hoặc đang cân nhắc áp dụng tư vấn cho một phần nghiệp vụ nhất định. Bài viết dưới đây phân tích ưu và nhược điểm của tư vấn DX, bạn có thể tham khảo để lựa chọn hình thức thuê ngoài phù hợp.

Hãy cùng xem một số ví dụ cụ thể về cách các doanh nghiệp triển khai nội bộ hóa DX.

4.1 Công ty Cổ phần A

Đẩy nhanh cải tiến nghiệp vụ nhờ tự xây dựng nền tảng khai thác dữ liệu nội bộ

Tại Công ty A, việc xử lý dữ liệu bị phân tán theo từng địa điểm, khiến quá trình khai thác và sử dụng dữ liệu mất nhiều thời gian.

Vì vậy, với sự hỗ trợ của Smile, doanh nghiệp đã triển khai nội bộ hóa nền tảng khai thác dữ liệu, đồng thời xây dựng dashboard và môi trường self-service BI.

Nhờ đó, các bộ phận có thể kiểm tra và phân tích dữ liệu theo thời gian thực, qua đó thúc đẩy cải tiến nghiệp vụ do chính đội ngũ tại hiện trường chủ động thực hiện.

Đồng thời, phát triển nội bộ cũng nâng cao nhận thức của nhân viên về việc khai thác dữ liệu, qua đó góp phần hình thành văn hóa cải tiến liên tục.

Chúng tôi sẽ hỗ trợ quý doanh nghiệp bằng giải pháp tối ưu, phù hợp với từng thách thức cụ thể. Vui lòng liên hệ để được tư vấn.

4.2 Công ty Cổ phần B

Cải thiện đáng kể hiệu quả nghiệp vụ thông qua đổi mới hệ thống cốt lõi và nội bộ hóa

Tại Công ty B, hệ thống lõi đã được sử dụng trong nhiều năm bắt đầu lỗi thời, đồng thời hiệu quả vận hành còn thấp.

Trong dự án đổi mới hệ thống, Smile đã hỗ trợ từ khâu xác định yêu cầu đến thiết kế và phát triển, đồng thời thúc đẩy xây dựng cơ chế để các thành viên nội bộ có thể chủ động tham gia.

Nhờ đó, quá trình số hóa workflow và biểu mẫu được đẩy mạnh, giúp hiệu quả vận hành cải thiện đáng kể.

Hơn nữa, khi hiểu biết về hệ thống trong nội bộ được nâng cao, doanh nghiệp đã xây dựng được cơ chế vận hành và cải tiến do chính mình chủ động dẫn dắt.

4.3 Công ty Cổ phần C

Nâng cao chất lượng vận hành nhờ nội bộ hóa việc ứng dụng AI

Tại Công ty C, dù đã cân nhắc ứng dụng AI, việc triển khai vẫn chưa tiến triển do thiếu kiến thức chuyên môn.

Smile đã hỗ trợ lựa chọn và triển khai các công cụ AI dễ sử dụng, đồng thời xây dựng môi trường để đội ngũ tại hiện trường có thể ứng dụng hiệu quả.

Nhờ vậy, các công việc phân tích và dự báo trước đây thường mất vài tháng đã được rút ngắn đáng kể, đồng thời nâng cao hiệu quả và mức độ chuyên sâu của nghiệp vụ.

Ngoài ra, thông qua phát triển nội bộ, doanh nghiệp tích lũy được bí quyết ứng dụng AI trong nội bộ và sử dụng nguồn tri thức này làm nền tảng thúc đẩy DX trong tương lai.

Hãy cùng xem những thách thức có thể phát sinh khi thúc đẩy nội bộ hóa DX. Bài viết cũng giới thiệu các biện pháp ứng phó tương ứng, hy vọng sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho doanh nghiệp.

Thách thức 1: Thiếu nhân sự có kỹ năng và kinh nghiệm

Để nội bộ hóa thành công, doanh nghiệp cần có nhân sự am hiểu phát triển hệ thống và sử dụng các công cụ IT. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đang thiếu hụt nguồn nhân lực này. Hơn nữa, khi muốn tuyển được nhân sự IT vừa có năng lực, vừa phù hợp với mục tiêu và điều kiện của doanh nghiệp, có thể sẽ không dễ tìm được ứng viên phù hợp trong thời gian ngắn.

Khi khó tuyển dụng được nhân sự có thể đóng góp ngay, tập trung đào tạo nguồn nhân lực nội bộ là một trong những giải pháp hiệu quả. Bên cạnh đó, việc triển khai các hệ thống và công cụ dễ sử dụng ngay cả với nhân viên không có chuyên môn chuyên sâu cũng sẽ mang lại hiệu quả.

Ví dụ, trong phát triển hệ thống, có các công cụ ứng dụng phương pháp phát triển low-code và no-code, không đòi hỏi kiến thức lập trình chuyên sâu. Khi sử dụng những công cụ này, doanh nghiệp có thể lựa chọn những nhân sự phù hợp trong nội bộ. Đồng thời, cần cung cấp cơ hội đào tạo và huấn luyện để phát triển họ thành lực lượng đảm nhận việc nội bộ hóa DX.

Các phương pháp reskilling giúp nâng cao năng lực nhân viên được giải thích dưới đây.

Thách thức 2: Dự án không tiến triển như kỳ vọng

Việc nội bộ hóa DX đòi hỏi thay đổi các quy trình nghiệp vụ hiện tại, vì vậy có thể gặp phải sự phản đối trong nội bộ. Ngoài ra, dự án cũng có nguy cơ bị đình trệ do nhân viên không hài lòng khi khối lượng công việc tạm thời tăng lên.

Để nội bộ hóa DX thành công, cần có sự thấu hiểu và hợp tác của toàn thể nhân viên.

Vì vậy, trước khi bắt đầu dự án, doanh nghiệp cần làm rõ các điểm dưới đây và chia sẻ thống nhất trong nội bộ.

• Bức tranh tổng thể và mục tiêu của việc nội bộ hóa DX
• Những thay đổi và lợi ích kỳ vọng từ nội bộ hóa
• Cách triển khai dự án và lịch trình thực hiện

Sau khi chia sẻ các nội dung trên, doanh nghiệp cũng nên thu thập ý kiến từ nhân viên. Thông qua giao tiếp hai chiều, hãy xây dựng một cơ chế giúp nhân viên hiểu rõ chủ trương và sẵn sàng hợp tác.

Nội bộ hóa DX là một sáng kiến quan trọng giúp nâng cao sức hấp dẫn của doanh nghiệp và xây dựng năng lực cạnh tranh bền vững. Nếu tiếp tục phụ thuộc vào việc thuê ngoài hoặc ủy thác nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể khó tích lũy bí quyết chuyên môn và khó hình thành thế mạnh riêng.

Mặt khác, khi triển khai DX nội bộ, doanh nghiệp sẽ xác định rõ hơn định hướng chuyển đổi cần thiết cho chính mình. Từ đó, tinh thần chủ động hành động để nâng cao hiệu quả nghiệp vụ và tối ưu hóa hệ thống sẽ dần được hình thành trong toàn tổ chức.

Tuy nhiên, để hiện thực hóa nội bộ hóa, doanh nghiệp cần có được sự thấu hiểu của nhân viên và từng bước giải quyết các vấn đề có thể cản trở tiến độ. Nội bộ hóa DX không thể hoàn thành trong một sớm một chiều. Doanh nghiệp cần duy trì tầm nhìn dài hạn và triển khai các hoạt động một cách vững chắc. Khi làm được điều đó, doanh nghiệp có thể tăng tốc DX của mình và phát triển thành một tổ chức có năng lực cạnh tranh cao.

Smile là công ty IT cung cấp dịch vụ thúc đẩy DX và phát triển hệ thống cho các doanh nghiệp tại Nhật Bản và Việt Nam.

Chúng tôi không chỉ đóng vai trò là nhà cung cấp phát triển hệ thống, mà còn thấu hiểu sâu sắc các vấn đề nghiệp vụ và thực tế vận hành tại hiện trường của khách hàng, từ đó hỗ trợ xuyên suốt từ cải tiến nghiệp vụ, thiết kế hệ thống, phát triển đến vận hành.

Đặc biệt trong nội bộ hóa DX, chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào bên ngoài bằng cách chú trọng phát triển nhân sự nội bộ và tích lũy bí quyết triển khai.

Bên cạnh đó, mô hình tổ chức lấy BrSE làm trung tâm giúp vừa đảm bảo giao tiếp suôn sẻ với các doanh nghiệp Nhật Bản, vừa duy trì chất lượng phát triển cao.

Nếu quý doanh nghiệp cần tư vấn về thúc đẩy DX hoặc nội bộ hóa, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi sẽ đề xuất giải pháp phù hợp nhất với tình hình của quý doanh nghiệp.